Самоменеджмент. Практическое руководство

Лариса Шалагинова

Самоменеджмент. Практическое руководство

Рецензент: А. Е. Михайлов, канд. философ. наук, доц., завкафедрой гуманитарных наук Кировской государственной медицинской академии.

Введение

Деятельность организации, направленная на достижение поставленных целей, во многом зависит от личностных качеств и профессиональных способностей руководителя и членов трудового коллектива.

Профессиональная деятельность руководителя, особенно сегодня, является весьма напряженной. Предъявляемые к работе требования не только дисциплинируют личность, но и в некоторой степени осложняют выполнение служебных обязанностей, поскольку вынуждают специалиста постоянно контролировать свои действия, слова, эмоции.

Все это увеличивает ранимость человека, истощает его психические силы, нарушает гармоничное восприятие мира. Почему в некоторые моменты мы испытываем совершенную опустошенность, открыты стрессам, эмоционально выгораем, наблюдаем собственную профессиональную деформацию? Все потому, что нарушается баланс между работой, желаниями и нашими возможностями.

Рассмотрим формулу удовлетворенности профессиональной деятельностью:

Наше поведение всегда обусловлено наличием каких-либо целей. Только они могут управлять поведением человека. Профессиональная деятельность направляется в большей степени организационными целями – НАДО. Человек, понимающий важность и нужность своего труда, чувствует себя причастным к общечеловеческим ценностям и целям. Это чувство причастности может выражаться в гуманистическом желании помогать людям, в понимании того, какой вклад вносит его работа (или работа компании, в которой он задействован) в развитие общества. От того, как индивиду видится смысл человеческого существования вообще, будет зависеть и его повседневная жизнь.

Однако работа, ориентированная исключительно на цели общества, не только неэффективна, но и чрезвычайно вредна. Гармонии в профессии можно достичь только лишь при соответствии общественных (НАДО) и личных (ХОЧУ) целей. Если сотрудник знает, насколько важна для общества его работа, однако лично ему она совсем не интересна и не нужна, то его труд никогда не будет приносить ему удовольствие.

Таким образом, очень важными для гармонии внутреннего состояния человека являются первые две составляющие формулы: НАДО и ХОЧУ. Когда гармония нарушается, возникает внутренний конфликт, который сотрудник может решить только двумя способами:

✓ делая акцент на НАДО. В этом случае будет травмироваться психика человека. Сотрудник в силу своей повышенной ответственности будет выполнять порученное ему дело, «наступая на горло собственной песне». Фраза: «на работу – как на каторгу» отлично характеризует данную ситуацию. В таких условиях рабочий процесс не будет нарушен, а психическое здоровье данного сотрудника может быть серьезно надорвано;

✓ делая акцент на ХОЧУ. В этом случае могут пострадать интересы организации, так как сотрудник будет относиться к своим обязанностям халатно, без интереса к делу.

Теперь рассмотрим последний компонент формулы удовлетворенности профессиональной деятельностью – МОГУ.

Данный компонент определяется наличием у человека таких способностей, благодаря которым становится возможным качественное выполнение трудовых обязанностей. Например, к личности руководителя предъявляются довольно высокие требования: это и определенные характеристики внимания и памяти, эмоциональные и волевые качества, наличие интеллектуальных возможностей для принятия решений в сложных ситуациях, это и коммуникативные и организаторские способности.

При дисгармонии составляющих ХОЧУ и МОГУ также возникает внутренний конфликт, проявляющийся двояко:

✓ все могу, но не хочу. Такие сотрудники все свои способности, энергию, опыт будут прилагать не к своей работе, а реализовывать в других сферах, более для них интересных или важных. Они становятся депутатами, партийными и общественными деятелями, профсоюзными лидерами, членами различных общественных комиссий и т. д. и т. п. Своей же основной деятельности они уделяют минимум внимания, оправдывая себя тем, что они очень заняты другими более важными делами. Такого сотрудника трудно застать на рабочем месте и сложно добиться от него решения каких-либо организационных вопросов;

✓ очень хочу, но не могу. Недостает опыта и знаний, профессиональной компетенции и необходимых способностей. Здесь сотруднику важно иметь стремление к профессиональному самосовершенствованию и саморазвитию.

Именно этой задаче – задаче личностного и профессионального совершенствования человека – и посвящено данное практическое руководство.

Личностные качества формируются на протяжении всей жизни. Каждый человек – носитель индивидуальных, только ему свойственных черт. Но требования разных профессий из всего многообразия проявлений характеров людей выделяют те, которые определяют успех той или иной конкретной профессиональной деятельности.

В современном мире успех зависит не только от того, насколько эффективно личность управляет другими; едва ли не более важную роль играет умение человека управлять самим собой и рационально организовывать свою работу.

Термин самоменеджмент был предложен немецким профессором Лотаром Зайвертом, руководителем Института стратегии и эффективного использования времени (г. Хайдельберг, Германия). В его трактовке самоменеджмент как феномен представляет собой «целенаправленное и последовательное использование испытанных методов работы в повседневной практике для оптимального использования своего времени»; главная цель самоменеджмента заключается в максимальном использовании собственных возможностей и ресурсов, сознательном управлении течением своей жизни (самоопределении) и преодолении внешних обстоятельств, как на работе, так и в личной жизни.

Разные исследователи – Л. Зайверт, В. Зигерт, Л. Ланг, В. М. Андреев, Э. Е. Старобинский – включают в содержание самоменеджмента руководителя следующие грани: личностные и профессиональные качества; делегирование полномочий; способность к целеполаганию, выявлению реальных путей и способов их реализации; способность к концентрации личностных ресурсов на том, что должно быть достигнуто; планирование и распределение рабочего времени; рациональное использование информации и коммуникации; «менеджмент здоровья» и т. п.

Заведующий кафедрой теории и практики управления организацией Уральского государственного педагогического университета А. А. Симонова определяет самоменеджмент как саморазвитие личностных и профессиональных качеств менеджера и организация его деятельности, представляющее собой целенаправленное и последовательное использование различных методов работы в повседневной практике.

Основные цели самоменеджмента:

✓ максимальное использование менеджером времени и своих возможностей;

✓ сознательное управление собственной профессиональной деятельностью;

✓ преодоление внешних обстоятельств на работе и в личной жизни.

Овладение искусством самоменджмента дает следующие преимущества: выполнение работы с наименьшими затратами времени; улучшается организация труда; меньше спешки и стрессов; больше удовлетворения от работы; активная мотивация труда; рост квалификации; снижение загруженности работой; сокращение ошибок при выполнении своих функций; достижение профессиональных и жизненных целей кратчайшим путем.

На сегодняшний день существует большая потребность в практических рекомендациях для самосовершенствования собственных управленческих и профессиональных качеств. Все предлагаемые в книге материалы разработаны на основе научных данных и объединены в разделы по развитию умений и навыков, необходимых для руководителя.

Книга состоит из нескольких информационных блоков, отражающих различные направления самоменеджмента, каждый из которых разбит на три части: первая посвящена теоретическому обоснованию необходимости работы по формированию тех или иных навыков; вторая содержит описание средств для диагностики исходного уровня имеющихся умений (проводите методики и анализ полученных результатов до начала работы над собой, чтобы перед началом оной получить четкое представление о состоянии проблемы, требующей разрешения); третья часть включает материал для развития необходимых умений и навыков.

Предложенный инструментарий для занятий имеет четко сформулированную цель и построен по схеме «анализ – осознание – тренировка навыка».

Книга адресована руководителям, тем, кто хочет стать эффективным управленцем, стремится к самосовершенствованию и интересуется данной тематикой.

Часть первая

Личностные качества менеджера как основа технологии самоменеджмента

Тема 1

Оценка и развитие управленческих качеств

Для того чтобы полноценно работать, проявляя себя и внося в дело что-то новое, каждый лидер должен обладать определенными личностными качествами. Например, Ф. Тейлор считал, что идеальным является умный, образованный, тактичный человек, обладающий высокими техническими знаниями, решительный, энергичный, честный по натуре. Другой классик менеджмента А. Файоль полагал, что лидер должен обладать неким умением предвидения, организаторскими способностями, быть компетентным, отличаться здоровьем, иметь развитый интеллект, высокий уровень культуры и нравственности.

Многие другие ученые, изучающие феномен руководства, приводят разные перечни качеств или характеристик, которыми обладают или должны обладать эффективные менеджеры.

Любая управленческая деятельность имеет три «измерения»:

✓ деятельностное – связано с организацией и управлением какой-либо системой;

✓ кадровое – связано с управлением людьми, с организацией межличностных взаимодействий;

✓ производственно-технологическое – связано с организацией технологического процесса, с его оперативным управлением.

Каждое «измерение» требует от менеджера присутствия у него определенных качеств. В научном мире выделяют три основные категории характеристик, которые обозначаются как управленческие способности либо влияют на успешность управленческой деятельности.

Первую категорию составляют общеуправленческие характеристики, необходимые для грамотной организации и координации всех звеньев управленческой системы. К ним относят следующие характеристики:

✓ высокий уровень интеллекта;

✓ соответствующее образование;

✓ профессиональная компетентность;

✓ логическое мышление;

✓ стрессоустойчивость;

✓ широта взглядов, глобальный подход;

✓ долгосрочное предвидение и гибкость (адаптивность);

✓ энергичность, инициативность и решительность, в том числе и в условиях риска;

✓ упорная работа и непрерывная учеба (профессиональное развитие, совершенствование менеджерских качеств);

✓ высокая степень обучаемости при формировании организаторских навыков и умений;

✓ способность к целеполаганию;

✓ способность к прогнозированию;

✓ способность к планированию, как своих действий, так и деятельности подчиненных и организации в целом;

✓ способность к принятию управленческих решений.

Вторую категорию составляют личностные характеристики, необходимые при общении с людьми и организации межличностного взаимодействия:

✓ тактичность;

✓ честность;

✓ высокий уровень культуры и нравственности;

✓ авторитет;

✓ коммуникабельность;

✓ доступность;

✓ твердость;

✓ дружелюбие;

✓ умение и желание слушать;

✓ готовность выслушивать мнения других;

✓ доминантность, уверенность в себе;

✓ эмоциональная стабильность;

✓ умение четко формулировать цели и установки;

✓ беспристрастность, бескорыстие и лояльность;

✓ способность максимально использовать возможности сотрудников с помощью правильной расстановки кадров и справедливых санкций;

✓ личное обаяние;

✓ способность создавать коллектив и гармоничную атмосферу в нем;

✓ быстрая ориентация в ситуациях, требующих практического применения знаний людей;

✓ находчивость в применении психологического состояния, настроения людей к данным условиям жизни и деятельности;

✓ способность заинтересовывать людей делом, мотивировать на эффективную работу;

✓ учет взаимоотношений, личных симпатий и антипатий, психологических различий людей при создании групп для выполнения коллективной деятельности;

✓ тенденция решать практические вопросы исходя из имеющихся человеческих ресурсов.

Третью категорию составляют специальные характеристики, требующиеся при организации технологического процесса и профессионального труда исполнителей:

✓ умение делегировать полномочия;

✓ ораторские способности;

✓ организаторские способности;

✓ объективность;

✓ креативность;

✓ стремление к достижениям;

✓ предприимчивость;

✓ ответственность;

✓ надежность в выполнении заданий;

✓ независимость;

✓ требовательность;

✓ способность к контролю и др.

Можно увидеть, что в этом перечне (и практически во всех иных – аналогичных) синтезированы самые различные характеристики эффективного руководителя.

Все они объединены общим критерием – они определяют эффективность управленческой деятельности, поэтому часто личностные качества и иные свойства менеджера, отвечающие данному критерию, называют факторами эффективности управленческой деятельности.

Один из возможных вариантов требований к руководителю включает в себя следующие факторы:

✓ умение работать на результат; готовность много трудиться для его достижения;

✓ желание и способность нести ответственность за порученное задание и принимать рискованные решения;

✓ готовность начинать процессы изменений, управлять ими и направлять в интересах организации;

✓ готовность использовать открытый способ управления, основанный на сотрудничестве;

✓ способность сосредотачиваться на настоящем и будущем;

✓ способность отслеживать изменения, происходящие внутри и вне организации, и умение использовать их;

✓ умение устанавливать доверительные деловые взаимоотношения;

✓ готовность к общему руководству;

✓ постоянное самосовершенствование; хорошая общая психическая и физическая форма;

✓ умение правильно использовать свое время;

✓ готовность работать во главе хорошо подготовленного профессионального персонала;

✓ готовность к политическому руководству;

✓ международный кругозор.

Лаконичную, но скорее символическую характеристику требований к менеджеру содержит формула американского менеджмента, называемая правилом «7М». Согласно правилу менеджер должен обладать способностями, позволяющими ему отвечать за семь «М»: men (люди), methods (методы), money (деньги), machines (машины), materials (материалы), marketing (сбыт), management (управление).

Индивидуальные качества могут проявляться не сразу. Для этого требуется большая и постепенная работа над собой. В процессе обучения менеджменту необходимо, прежде всего, создать в себе тягу к знаниям, применить творческий подход к обучению, подключить нестандартное мышление, изобретательность, развивать способность генерирования идеи, проявить инициативность, упорство, уверенность и преданность профессии.

Часть качеств человека присуща ему от рождения; полезные качества менеджер должен развивать и совершенствовать, а ограничивающие эффективность его деятельности – сводить к минимуму.

До тех пор, пока ты не принял окончательное решение, тебя будут мучить сомнения, ты будешь все время помнить о том, что есть шанс повернуть назад, и это не даст тебе работать эффективно. Но в тот момент, когда ты решишься полностью посвятить себя своему делу, Провидение оказывается на твоей стороне. Начинают происходить такие вещи, которые не могли бы случиться при иных обстоятельствах… На что бы ты ни был способен, о чем бы ты ни мечтал, начни осуществлять это. Смелость придает человеку силу и даже магическую власть. Решайся!

(Гете)

Самодиагностика

Тест «Самооценка личностных качеств»

Каждый человек имеет свое представление об идеальном наборе наиболее ценных свойств личности. Каково ваше представление об «идеальных чертах» «идеального менеджера» и насколько вы сами близки к вашему идеалу, ответить на эти вопросы поможет наш тест.

Инструкция. Возьмите лист бумаги и разделите его на четыре равные части, обозначив каждую из них римскими цифрами: I, II, III, IV. Ниже приведены четыре набора слов, характеризующих положительные качества людей. Ваша задача – выделить в каждом наборе качеств те, которые более значимы и ценны в вашем понимании для руководителя и которым вы отдаете предпочтение перед другими. Какие это качества – решать только вам.

Внимательно прочитайте слова первого набора качеств и выпишите в столбик наиболее ценные из них (для вас). Теперь приступайте ко второму набору качеств – и так далее. В итоге вы должны получить четыре набора «идеальных качеств руководителя».

Чтобы создать условия для одинакового понимания качеств всеми желающими протестировать себя, приводим толкование этих качеств.

I. Межличностные отношения, общение:

✓ Вежливость – соблюдение правил приличия, учтивость.

✓ Доброжелательность – желание добра людям, готовность содействовать их благополучию.

✓ Заботливость – мысль или действие, направленное на благополучие людей; попечение, уход.

✓ Искренность – выражение подлинных чувств; правдивость, откровенность.

✓ Коллективизм – способность поддерживать общую работу, общие интересы, коллективное начало.

✓ Обаятельность – способность очаровывать, притягивать к себе.

✓ Общительность – способность легко входить в общение.

✓ Обязательность – верность слову, долгу, обещанию.

✓ Ответственность – необходимость, обязанность отвечать за свои поступки и действия.

✓ Отзывчивость – готовность отозваться на чужие нужды.

✓ Откровенность – открытость, доступность для людей.

✓ Приветливость – способность выражать чувство личной симпатии.

✓ Радушие – сердечное, ласковое отношение, соединенное с гостеприимством, готовностью чем-нибудь услужить.

✓ Совместимость – умение соединять свои усилия с активностью других при решении общих задач.

✓ Справедливость – объективная оценка людей в соответствии с истиной.

✓ Сочувствие – отзывчивое, участливое отношение к переживаниям, несчастью людей.

✓ Тактичность – чувство меры, создающее умение вести себя в обществе, не задевать достоинства людей.

✓ Терпимость – умение без вражды относиться к чужому мнению, характеру, привычкам.

✓ Требовательность – строгость, ожидание от людей выполнения своих обязанностей, долга.

✓ Чуткость – отзывчивость, сочувствие, способность легко понимать людей.

II. Поведение:

✓ Активность – проявление заинтересованного отношения к окружающему миру, самому себе, коллективу; энергичные поступки и действия.

✓ Гордость – чувство собственного достоинства.

✓ Добродушие – мягкость характера, расположение к людям.

✓ Добросовестность – честное выполнение своих обязанностей.

✓ Инициативность – стремление к новым формам деятельности.

✓ Интеллигентность – высокая культура, образованность, эрудиция.

✓ Настойчивость – упорство в достижении целей.

✓ Порядочность – честность, неспособность совершать подлые и антиобщественные поступки.

✓ Принципиальность – умение придерживаться твердых принципов, убеждений, взглядов на вещи и события.

✓ Решительность – непреклонность, твердость в поступках, способность быстро принимать решения, преодолевая внутренние колебания.

✓ Самокритичность – стремление оценивать свое поведение, умение вскрывать свои ошибки и недостатки.

✓ Самостоятельность – способность осуществлять действия без чужой помощи, своими силами.

✓ Смелость – способность принимать и осуществлять свои решения без страха.

✓ Твердость – умение настоять на своем, не поддаваться давлению, непоколебимость, устойчивость.

✓ Уверенность – вера в правильность поступков; отсутствие колебаний, сомнений.

✓ Уравновешенность – ровный, спокойный характер, гармоничное поведение.

✓ Целеустремленность – наличие ясной цели, стремление ее достичь.

✓ Честность – прямота, искренность в отношениях и поступках.

✓ Энергичность – решительность, активность поступков и действий.

✓ Энтузиазм – сильное воодушевление, душевный подъем.

III. Деятельность:

✓ Аккуратность – соблюдение во всем порядка, тщательность работы, исполнительность.

✓ Вдумчивость – глубокое проникновение в суть дела.

✓ Внимательность – сосредоточенность на выполняемой деятельности.

✓ Дальновидность – прозорливость, способность предвидеть последствия, прогнозировать будущее.

✓ Деловитость – знание дела, предприимчивость, толковость.

✓ Дисциплинированность – привычка к дисциплине, сознание долга перед обществом.

✓ Исполнительность – старательность, хорошее исполнение заданий.

✓ Любознательность – пытливость ума, склонность к приобретению новых знаний.

✓ Мастерство – высокое искусство в какой-либо области.

✓ Находчивость – способность быстро находить выход из затруднительных ситуаций.

✓ Понятливость – умение понять смысл; сообразительность.

✓ Последовательность – умение выполнять задания, действия в строгом порядке, в соответствии с логикой.

✓ Работоспособность – способность много и продуктивно работать.

✓ Скорость – стремительность поступков и действий; быстрота.

✓ Скрупулезность – точность до мелочей, особая тщательность.

✓ Собранность – сосредоточенность, подтянутость.

✓ Точность – умение действовать, как задано, в соответствии с образцом.

✓ Трудолюбие – любовь к труду, общественно-полезной деятельности, требующей напряжения.

✓ Увлеченность – умение целиком отдаваться какому-либо делу.

✓ Усидчивость – усердие в том, что требует длительного времени и терпения.

IV. Переживания, чувства:

✓ Бодрость – ощущение полноты сил, деятельности, энергии.

✓ Бесстрашие – отсутствие страха, храбрость.

✓ Веселость – беззаботно-радостное состояние.

✓ Взволнованность – мера переживания, душевное беспокойство.

✓ Восторженность – большой подъем чувств, восторг, восхищение.

✓ Душевность – искреннее дружелюбие, расположение к людям.

✓ Жалостливость – способность к состраданию.

✓ Жизнерадостность – постоянство чувства радости, отсутствие уныния.

✓ Любвеобильность – способность сильно любить.

✓ Милосердие – готовность помочь, простить из сострадания, человеколюбия.

✓ Нежность – проявление любви, ласки.

✓ Оптимистичность – жизнерадостное мироощущение, вера в успех.

✓ Свободолюбие – любовь и стремление к свободе, независимости.

✓ Сдержанность – способность удерживать себя от проявлений чувств.

✓ Сердечность – задушевность, искренность в отношениях.

✓ Страстность – способность целиком отдаваться делу.

✓ Стыдливость – способность испытывать чувство стыда.

✓ Удовлетворенность – ощущение удовольствия от исполнения желаний.

✓ Хладнокровие – способность сохранять спокойствие и выдержку.

✓ Чувствительность – легкость возникновения переживаний, чувств; повышенная восприимчивость к воздействиям извне.

Внимательно рассмотрите выписанные вами качества руководителя из первого набора и найдите среди них такие, которыми вы обладаете реально. Отметьте их. Теперь переходите ко второму набору качеств, затем к третьему и четвертому.

Обработка и интерпретация результатов:

Подсчитайте, сколько вы нашли у себя реальных качеств (Р).

Подсчитайте общее количество идеальных качеств, выписанных вами (И).

Вычислите их процентное соотношение по формуле:

П = Р / И × 100 %.

Чем ближе ваш результат к единице, тем сильнее у вас развиты управленческие качества; чем ближе ваш результат к нулю, тем более активная работа по развитию этих качеств вам предстоит.

Практикум

Задачи:

✓ Актуализировать навык самопознания: предоставить себе возможность раскрыть себя, выявить в себе самое главное.

✓ Проанализировать свои лидерские качества.

✓ Выявить наиболее важные личностные качества, определить, являются ли они лидерскими.

✓ Научиться искать возможности для развития необходимых качеств в повседневной управленческой работе.

✓ Осознать важность умения вызывать симпатию у собеседника.