Организационно-документационное обеспечение деятельности руководителя

И.В. Топчиева

Организационно-документационное обеспечение деятельности руководителя

Допущено Учебно-методическим объединением вузов Российской Федерации по образованию в области историко-архивоведения в качестве учебного пособия для студентов высших учебных заведений, обучающихся по направлению 46.03.02 Документоведение и архивоведение

Введение

Для 90-х годов XX века характерно появление и развитие частных форм собственности в экономике нашей страны. Новые формы собственности, связанные с получением прибыли, способствовали интенсификации управленческих процессов. В связи с расширением масштабов деятельности государственных, а также вновь созданных коммерческих структур возникла потребность в специалистах: секретарях, офисных работниках, деятельность которых должна была выражаться в высоко профессиональной помощи руководителю.

Работа таких специалистов не должна была ограничиваться выполнением лишь технических, сервисных функций, они должны были стать опорой руководителя и одновременно его помощником, доверенным лицом, владеющим правилами подготовки и оформления документов, организации работы с ними, знанием одного, а лучше нескольких иностранных языков, способностью обеспечить всестороннее обслуживание руководителя, в том числе и бездокументное, то есть всего комплекса знаний и навыков, связанных с организационно-документационным обеспечением деятельности руководителя.

Учебное пособие «Организационно-документационное обеспечение деятельности руководителя» написано в соответствии с названием курса для бакалавриата.

В результате изучения курса у учащихся сформируются следующие компетенции (общекультурные и профессиональные):

• способность к коммуникации в устной и письменной форме на русском и иностранном языках для решения задач межличностного и межкультурного взаимодействия (ОК-5);

• способность использовать основы правовых знаний в различных сферах деятельности (ОК-4);

• способность самостоятельно работать с различными источниками информации (ПК-4);

• владение навыками реферирования и аннотирования научной литературы, навыками редакторской работы (ПК-11);

• знание требований к организации секретарского обслуживания (ПК-35).

Структура учебного пособия соответствует двум основным направлениям – функциям сотрудников, обеспечивающих деятельность руководителя в области документационного обеспечения и организационного обслуживания, – документного и бездокументного.

Первая глава носит исторический характер и рассматривает вопросы зарождения секретарской службы, ее развития в дореволюционной России, а также роль секретарей в советских учреждениях и постсоветский период.

Вторая глава «Секретарь в современной структуре управления» посвящена рассмотрению категорий секретарей, требований, предъявляемых к ним, функций и должностных обязанностей секретарей с учетом их категорий.

Третья глава «Организация работы секретаря» рассматривает правовые основы деятельности секретаря, условия его труда, организацию рабочего места, планирование рабочего дня.

В четвертой главе «Требования к составлению и оформлению документов» раскрываются требования к оформлению реквизитов на основе ГОСТ Р 6.30-2003, тексту служебных документов, бланкам, их назначению и применению.

Пятая глава «Документирование управленческой деятельности» характеризует организационные, распорядительные, иформационно-справочные документы, требования к их тексту и формулярам.

Шестая глава «Организация работы с документами» рассматривает организацию документооборота, регистрацию документов, контроль их исполнения, формирование и хранение дел в делопроизводстве, экспертизу ценности документов.

Седьмая глава «Организация приема посетителей и личного приема граждан» изучает вопросы, связанные с правилами приема различных категорий посетителей, особенности их приема, а также организацию приема граждан в соответствии с действующим законодательством.

Восьмая глава посвящена вопросам организации телефонного обслуживания.

Девятая глава раскрывает порядок подготовки и проведения деловых встреч и переговоров.

Десятая глава «Подготовка и проведение совещаний» рассматривает вопросы классификации совещаний, подготовки различных типов совещаний и их проведение (обслуживание), а также документирование работы совещаний.

Одиннадцатая глава «Подготовка командировок руководителя» изучает этапы подготовки командировок, их документальное оформление.

Двенадцатая глава «Организация связей с общественностью» посвящена правилам работы со СМИ, партнерами, клиентами, конкурентами, а также ведению работы по организации связей с общественностью.

Тринадцатая глава «Работа секретаря по информационному обслуживанию руководителя» раскрывает методику работы по информационному обслуживанию, правила ведения информационной работы.

Четырнадцатая глава «Функции секретаря по обеспечению безопасности информации и конфиденциальности делопроизводства» раскрывает понятия «конфиденциальная информация» и «коммерческая тайна», излагает способы защиты информации и работу секретаря в этой области.

Глава пятнадцатая «Организация протокольных мероприятий» посвящена следующим вопросам: деловому этикету, имиджу секретаря, использованию этикетных писем, визитных карточек, вручению подарков и т. д.

Каналы поиска работы, методика составления резюме, подготовка к собеседованию, документы, необходимые и образующиеся при трудоустройстве, вопросы адаптации рассмотрены в шестнадцатой главе «Трудоустройство и адаптация на новом месте».

Семнадцатая глава «Психология общения секретаря» посвящена вопросам, связанным со взаимоотношением полов (секретарь и руководитель), общением секретаря с коллегами, а также конфликтным ситуациям.

В данное издание включены новые разделы, которых в предыдущих пособиях для специалистов высшего образования такого типа не было. В частности, уделяется внимание истории секретарской службы; реферативным функциям секретаря (сбор, анализ информации и способы ее представления); функциям секретаря по обеспечению безопасности информации и конфиденциальности делопроизводства; организации протокольных мероприятий; психологии общения секретаря; организации связей с общественностью.

При написании учебного пособия было уделено внимание терминологическому аппарату, понятиям, необходимым в процессе подготовки бакалавров в соответствии с последним новым ГОСТом терминов и определений 2013 года.

Учебное пособие предназначено для студентов бакалавриата по направлению «Документоведение и архивоведение» профиля «Информационно-документационное обеспечение управления», а также слушателям и выпускникам курсов повышения квалификации, профессиональной подготовки и переподготовки всех уровней.

Кроме того, пособие может быть полезно офисным работникам, то есть тем, кто на практике организует и осуществляет контроль за выполнением намеченных мероприятий, организует и обеспечивает документное и бездокументное обслуживание деятельности руководителя на различных уровнях управления во всех отраслях промышленности и сферах деятельности, независимо от организационно-правовой формы и формы собственности.

1. История секретарской службы

1.1. Зарождение, становление и развитие секретарской службы в дореволюционной России

Основные понятия: кабинет-секретарь, обер-секретарь, Генеральный регламент, секретарь Коллегии, статс-секретарь, личный секретарь, Табель о рангах, Общее учреждение министерств, секретарь канцелярии министерства, помощник секретаря канцелярии министерства, государственный секретарь.

Понятие «секретарь» – от французского слова «secretaire», означает доверенное лицо (от французского «secret» – тайна).

Секрет – то, что не подлежит разглашению, что скрывается от других, тайна.

Портрет императора Петра I

Время появления секретарской службы в России связано с именем Петра I и его реформами, изданием Генерального регламента 1720 г., в котором впервые нормативно регламентируется работа секретарей.

Однако зарождение секретарской службы в нашей стране относится к предшествующему периоду, связанному с приказным делопроизводством.

В XVI–XVII веках органами центрального управления в России были Приказы.

Приказные служащие делились на дьяков и подьячих (младших или молодших, средних и старших).

Документирование деятельности приказов требовало выполнения определенных операций (действий) с документами, их изучения и докладов по ним и др. Часть из них, сопоставляя с современной работой секретарей, несомненно можно отнести сугубо к секретарским. Поэтому не случайно Быкова Т.А. и Евсеева Е.Н. назвали свою статью «Приказные люди XVIII в. – прообраз секретарей» [1].

Деятельность приказных людей, их должностные обязанности регламентировались лишь существующей практикой, не всегда были четко разграничены и не были закреплены документально.

Принципиальные, глубокие, качественные преобразования государственного аппарата России в начале XVIII века осуществил император Петр I.

Административная реформа, проведенная им, изменила все органы государственной власти, начиная с Боярской Думы, включая приказы, а также органы местного управления (т. е. высшие, центральные и низшие органы управления).

При Петре I в 1704 году учреждается Кабинет его императорского величества – государственное учреждение Российской империи в 1704–1727; 1741–1917 гг.

Дополнительная информация

Первоначально это была личная канцелярия императора, с 1826 г. Кабинет был подчинен Министерству императорского двора. Со временем его функции стали заключаться в управлении царской казной и имуществом. Значительную часть личной собственности царя составляли так называемые кабинетные земли, находившиеся в разных частях Российской империи: в Польше, на Алтае, в Забайкалье, общей площадью – 67,8 млн. га. Они управлялись Кабинетом его императорского величества, принося значительные доходы, т. к. сдавались в аренду. На Кабинетных землях осуществлялась добыча золота, серебра, свинца, меди; имелись заводы по выплавке чугуна, железа, стали. В 1796 г. к Кабинетным землям было приписано около 70 тысяч ревизских душ, ссыльно-каторжан, наемных рабочих. Во второй половине XVIII в. горные предприятия на Кабинетных землях достигли наивысшего уровня развития. Во второй половине XIX в., не выдержав конкуренции с успешно развивающейся капиталистической промышленностью, горные предприятия стали закрываться или сдаваться в аренду. С 1861 г. администрация Кабинетных земель для получения доходов стала заниматься эксплуатацией лесов и сдачей земель в аренду. Кабинет его императорского величества был упразднен 26 февраля 1917 г., а Кабинетные земли и все имущество были национализированы советской властью в 1917 г.

Тогда же, в 1704 году, появляется должность кабинет-секретаря. Функции личного секретаря императора выполнял Алексей Васильевич Макаров (1674 или 1675–1750).

Кабинет-секретарь докладывал императору Петру I важнейшие документы государственной политики и частные (приватные) письма на имя государя.

А.В. Макаров длительное время в царствование первого русского императора работал главным образом с двумя группами документов: рапортами от дипломатических представителей и челобитными.

По мнению историка С.М. Соловьева, А.В. Макаров был «человек без мнения, без голоса, но могущественный по своему приближению к государю, все вельможи обращаются к нему с почтением, рассчитывая на благосклонность государя, когда ему будет докладывать Макаров» [2, с. 124].

Алексей Васильевич был выходцем из посадских людей, однако он сделал блистательную карьеру, содействовал воцарению на трон Екатерины I, а при Петре II занимал должность президента Камер-коллегии, был видным русским государственным деятелем.

Таким образом, такая категория секретарей, как кабинет-секретарь, появилась в России в правление императора Петра I. Следует заметить, что 27 мая 1727 года Кабинет его императорского величества был закрыт.

В 1711 году император Петр I учредил высший государственный орган по делам законодательства и государственного управления, подчиненный непосредственно самому императору, – Сенат, который разрабатывал законы, осуществлял контроль за деятельностью центральной и местной администрации, чиновников, то есть имел законодательные, административные и судебные функции.

Во главе канцелярии Сената был поставлен обер-секретарь (обер, от нем. «ober» – старший, высший – в Российской империи в соединении с другим словом обозначало высшую степень, звание, должность), то есть появляется еще одна категория секретарей.

В период с 1717 по 1721 годы Петром I вместо приказов были учреждены Коллегии – центральные учреждения, которые ведали отдельными отраслями государственного управления. К числу первых коллегий относятся: Иностранных дел, Военная, Адмиралтейств-Коллегия, Камер-Коллегия, Штатс-контор Коллегия, Ревизион-Коллегия, Юстиц-Коллегия, Берг-Коллегия, Мануфактур-Коллегия, Коммерц-Коллегия, Вотчинная Коллегия, Главный магистрат (всего 12).

В 1720 году Петр I издал Генеральный Регламент – российский законодательный акт, который был уставом государственной гражданской службы на протяжении XVIII–XX веков.

Генеральный Регламент устанавливал обязанности должностных лиц Коллегий, порядок обсуждения дел в них и организацию делопроизводства.

Согласно Генеральному Регламенту в каждой Коллегии учреждалась канцелярия (канцелярия – от позднелат. «сancellarius» – письмоводитель – отдел учреждения, ведающий делопроизводством. Название некоторых государственных учреждений России XVIII – нач. XX вв., например, Тайная Канцелярия). В состав канцелярии Коллегии входили секретарь, нотариус, регистратор, актуариус, писцы, копиисты, толмачи, переводчики.

Глава XXIX Генерального регламента называлась «О секретарском управлении». Она подчеркивала роль секретаря как важного должностного лица, в обязанности которого входило изучение поступивших документов, их анализ и доклад по ним на заседании Коллегии. Таким образом, основная функция секретаря – информационно-аналитическая.

Технические функции по обработке, отправке, переписыванию документов, их сохранности осуществляли копиисты, писцы, также технические функции осуществляли канцелярские работники более низкого уровня: канцеляристы [3], актуариусы и т. д.

Секретарь, согласно Генеральному Регламенту, должен был приходить на работу раньше других членов Коллегии; его леность, недосмотр наказывались штрафами, более серьезные проступки могли повлечь и более строгие карательные меры вплоть до «лишения живота и пожитков».

Одним из важных «попечений» секретаря являлось обеспечение сохранности документов (бумаг).

Были сформулированы требования к личным качествам секретаря, где главным указывалась учтивость.

В 1717 г. был издан литературно-педагогический памятник начала XVIII в. – «Юности честное зерцало» или «Показание к житейскому обхождению…», составленный сподвижником Петра I Я.В. Брюсом. Этот документ являлся пособием для обучения и воспитания детей дворян, в нем содержались требования к будущим чинам, в том числе секретарям: учтивость, приветливость и смирение.

В 1722 году был принят «Табель о рангах», согласно которому служба делилась на гражданскую (штатскую), военную и придворную.

«Табель» состоял из 14 рангов или классов чиновников. Низшие классы с 9 по 14 давали только личное дворянство, а служащий, получивший чин до 8 класса, становился потомственным дворянином.

Секретари соответственно своей должности относились к 4 классу, занимая, таким образом, достаточно высокое место в бюрократической иерархии. Для сравнения: гражданский коллежский секретарь занимал должность, соответствующую должности командира полка на военной службе.

Согласно «Табелю о рангах» служба начиналась с младших должностей, при этом каждый чиновник должен был пройти все ее ступени снизу вверх. В конце XVIII в. для достижения чина 3 класса срок службы составлял 49 лет, так как для получения очередного класса необходимо было прослужить определенное количество лет, именно поэтому детей дворян записывали в службу в детском возрасте.

Портрет императрицы Елизаветы Петровны

Преобразования Петра I привели к четкой регламентации всех видов служб, в том числе гражданской или штатской, где служили секретари. Новое устройство государственного аппарата определило дальнейшее развитие органов власти и управления, которые действовали на протяжении всего XVIII века.

Портрет императрицы Екатерины II

Во времена царствования императрицы Елизаветы Петровны 12 декабря 1741 года Кабинет его императорского величества был восстановлен как личная канцелярия императрицы.

Позднее, в царствование императрицы Екатерины II, ее личные секретари стали называться статс-секретарями.

Дополнительная информация

Статс-секретарь (от голландского – «staatssekretar»). В германской империи с 1871–1918 гг. – имперский министр, непосредственно подчиненный рейхсканцлеру.

Статс-секретарь в современных зарубежных государствах – глава общегосударственного органа, центрального ведомства или министерства, член Правительства, заместитель или ближайший помощник министра.

Официальный титул некоторых министров в Великобритании и США или руководителей ведомств при премьер-министре Франции.

В 1980-е гг. XX века в ГДР – должностное лицо в ранге первого заместителя министра или главы специального правительственного ведомства.

Канцелярии статс-секретарей выделились из Кабинета ее императорского величества в 1762–1764 гг., и каждая из них стала личной Канцелярией императрицы.

Основная должностная обязанность статс-секретарей заключалась «в приеме прошений на высочайшее имя», по «Табелю о рангах» они относились к 4 классу с обращением «Ваше превосходительство». Этой должности соответствовали материальное и социальное положение: высокое жалованье, именные пенсии, единовременные выплаты, награды знаками, медалями, орденами.

Основная функция статс-секретаря заключалась в составлении экстракта по прошениям на имя государыни. Экстракт – краткое изложение содержания дела с приведением выдержек из документов (XVIII в.) [4]. Подателями прошений были дворяне, иностранные послы, торговые люди.

Ежедневно в приемной императрицы дежурил один из статс-секретарей и являлся к ней тотчас по вызову.

Работа с прошениями регламентировалась инструкцией, которая определила четкий порядок, выстраивая технологическую цепочку. Так, прошения на имя государыни подавались лично в ее кабинет или присылались по почте. От высокопоставленных чиновников прошения подавались с подписью «в собственные руки», как правило, с рекомендательными письмами. Большую часть прошений статс-секретари передавали в Сенат «для разрешения по законам».

Как и сейчас, многие вопросы, изложенные в прошениях на высочайшее имя, решались вне очереди, также и скорость решения вопроса зависели от личности подателя, покровительства ему знатных персон. Выписки по решению вопросов, изложенных в прошениях, хранились у статс-секретаря, а копии выдавались просителю.

У каждого статс-секретаря была своя собственная канцелярия, в ее штате нередко был еще секретарь, который имел образование, знал несколько иностранных языков, владел соответствующими навыками. Кроме того, в канцелярии статс-секретаря были молодые люди из дворянских семейств для «курьерских посылок в чужие края». Их поездки по России были связаны с проверкой фактов, изложенных в прошениях. В канцелярии статс-секретаря был технический персонал: канцеляристы, копиисты.

Таким образом, появляется новая категория секретарей – статс-секретари – личные секретари (докладчики) императора (императрицы) в XVIII – начале XIX вв. до учреждения в 1802 г. министерств.

Статс-секретарями Екатерины II были известные, незаурядные, одаренные личности, например, Г.Р. Державин, А.А. Безбородко.

Поэт Гавриил Романович Державин (1743–1816), оказавший большое влияние на развитие дарования и становления таланта величайшего русского поэта А.С. Пушкина, с 1791–1793 гг. был статс-секретарем по принятию прошений на имя государыни и внес «легкий слог в канцелярские дела» [2].

Портрет Г.Р. Державина

Он оставил записки о своей работе в должности секретаря. Современники отмечали, что роль его в государственных делах была велика, фактически он правил Сенатом около 2-х лет, составляя лаконичные и четкие документы.

Гавриил Романович был известен в образованном обществе как поэт, представитель русского классицизма. Для его творчества были характерны торжественные оды, заключавшие в себе идею сильной, мощной государственности; сатирические произведения; философские размышления; пейзажные и бытовые зарисовки; а также лирические стихи.

Талантливым государственным деятелем был статс-секретарь Екатерины II Александр Андреевич Безбородко (17471799 гг.).

Портрет И.И. Бецкого

С 1775 г. – секретарь Екатерины II, в 1780-е годы он стал старшим среди статс-секретарей императрицы, пользовался ее исключительным доверием и благосклонностью. Она ставила на всех документах с его резолюцией только одну пометку: «Быть по сему» [2].

С 1783 г. фактически руководил российской внешней политикой, считался очень влиятельным дипломатом, с 1797 г. занимал должность канцлера.

Личным секретарем Екатерины II был Иван Иванович Бецкой, который всему русскому образованному и просвещенному обществу был известен в другом качестве – автора проекта первого в России Воспитательного дома, открытого 2 мая 1764 г. в Москве.

Создание этого учреждения было не случайным, так как именно в середине XVIII века светская, официальная благотворительность обратила свой взор на детей. Отчасти это было вызвано и тем, что императрица увлеклась гуманистической философией, сочинениями Ж.Ж. Руссо и Ф.М. Вольтера.

Дополнительная информация

На берегу Москвы-реки было сооружено грандиозное здание, в котором нашли приют 8000 детей. Воспитательный дом был закрытым учебно-воспитательным учреждением для «приема и призрения подкидышей и бесприютных детей». Воспитательный дом освобождался от всяких пошлин и городских повинностей. Ему было предоставлено право собственной юрисдикции, поэтому его служащие, совершившие проступки, подлежали суду Воспитательного дома. Вновь созданное учреждение могло осуществлять разнообразную финансово-хозяйственную деятельность: покупать и продавать землю, дома, создавать мастерские и даже фабрики, заводы.

Было разрешено открыть свою собственную аптеку со свободной продажей медикаментов, которые можно было беспошлинно выписывать из-за границы.

В рамках общественной благотворительности в пользу Воспитательного дома и его учащихся разрешалось устраивать лотереи, а также получать четвертую часть доходов с общественных балов и всевозможных увеселений.

Иван Иванович Бецкой считал, что «корень всему злу и добру – воспитание. Украшенный им просвещенный науками разум не делает еще доброго и прямого гражданина, но во многих случаях паче во вред бывает, если кто от самых нежных юности своей лет воспитан не в добротелях».

Все дети Воспитательного дома со своими потомками делались навсегда вольными людьми и никем из партикулярных людей ни под каким видом закабалены или укреплены быть не могли.

В Воспитательный дом принимались все незаконнорожденные дети. При этом за каждого здорового ребенка принесшему выдавалась плата в размере 2 рублей, чтобы этим «сколько возможно поощрить доставление в заведение младенцев, брошенных на улице».

В 1766 г. Опекунский совет принял постановление, согласно которому в Воспитательный дом не принимались только дети крепостных крестьян и дети старше двух лет. В 1861 г. с отменой крепостного права это постановление утратило свою силу.

Поскольку Воспитательный дом был учебно-воспитательным учреждением, то наряду с воспитанием в духе благочестия, большое внимание уделялось учебному процессу.

Обучение грамоте начиналось в восьмилетнем возрасте. Учащиеся изучали грамматику, чтение, арифметические действия, историю и даже иностранные языки.