Безопасность и персонал

Михаил Игоревич Петров

Безопасность и персонал

Предисловие

Работа в любом виде бизнеса сопряжена с различного рода проблемами: от изменений законодательства до проблем с криминальными структурами. Вероятность возникновения этих опасностей увеличивается, если речь идет о филиальной сети. Чтобы эффективно с ними справиться, меры реагирования стоит выработать заранее. В последние годы руководство уделяет все больше внимания безопасности своих компаний и не скупится на затраты по ее обеспечению.

Крупные и средние компании все активнее осваивают региональные рынки, что приводит к появлению обширных филиальных сетей. В этих структурах задействованы десятки, иногда и сотни человек, крупные финансовые и товарно-материальные ценности. Из-за географической отдаленности от головной компании контроль за данными ресурсами существенно затруднен. Поэтому число рисков для бизнеса в регионах увеличивается, а значит, возникает необходимость в системе мер по обеспечению безопасности деятельности филиалов. Однако появление эффективных методов борьбы с ними не заставляет себя ждать.

При создании «защитной» системы имеет смысл руководствоваться универсальным и давно проверенным правилом: «Предвидеть опасность, по возможности избегать ее, при необходимости – действовать». Другими словами, основное внимание в этой работе должно быть направлено на профилактику возникновения угроз и минимизацию рисков.

Рост производства, формирование в процессе его осуществления новых технологий, разработка методик, способов и средств, позволяющих минимизировать затраты и тем самым достичь увеличение прибыли влияют на конкурентоспособность и рентабельность компании, способствует доминации ее положения на рынке. Вместе с тем названные обстоятельства порождают своеобразную «войну» среди конкурентов, которые, используя любые «огрехи» в системе безопасности компании, изыскивают секреты последней. Именно в конкурентной борьбе как нельзя чаще отслеживается потребность в повышенном режиме защиты собственной экономической политики. Под безопасностью предпринимательской деятельности следует понимать состояние защищенности субъекта предпринимательской деятельности на всех стадиях его функционирования от внешних и внутренних угроз, имеющих негативные, прежде всего экономические, а также организационные, правовые и иные последствия. Система безопасности предприятия (фирмы) может состоять из ряда подсистем:

1) собственно экономическая безопасность;

2) информационная безопасность;

3) техногенная безопасность;

4) экологическая безопасность;

5) психологическая безопасность;

6) физическая безопасность;

7) пожарная безопасность;

8) научно-техническая безопасность.

Во всех этих подсистемах решающую роль играет информационное обеспечение, основным источником и носителем которого является персонал организации. Проблема утечки информации существует на любой стадии развития организации и может иметь для нее губительные последствия. Во многом сохранность информационных ресурсов зависит от действий персонала. В этой связи не случайно основные направления «конкурентной борьбы» сводятся к выявлению слабых звеньев в цепи «работник – работодатель», цель которого – завладение наиболее ценными кадрами конкурента.

В этом случае возникает понятие угрозы безопасности предпринимательства. Причем наибольшее значение для субъекта предпринимательской деятельности приобретают угрозы экономической безопасности, поскольку все потери (информационные, организационные, материальные, имиджа фирмы) в конечном итоге выражаются именно в экономических потерях, то есть потерях финансовых средств (и все прочие угрозы в основном имеют, как правило, экономические мотивы).

Тем самым, как нельзя актуально стоит вопрос осуществления кадровой политики компании с позиции собственной безопасности. Лояльность персонала – серьезная практическая проблема безопасности фирмы, с которой сталкиваются очень многие. Человек – самое слабое звено в системе защиты информации. Как известно, в нашей стране нет системы пожизненного найма. Цикл работы на предприятии какого-либо сотрудника варьируется от трех до шести лет. Если за это время социально-экономические ожидания специалиста не были оправданы, он легко уходит из компании и уносит при этом с собой знания, навыки, умения и информацию. Следовательно, лояльность персонала во многом зависит от степени удовлетворенности условиями работы, вознаграждением, перспективами и ростом, внутренним микроклиматом в коллективе.

Зачастую опасность для организаций кроется в нелояльности персонала, текучести кадров, которая в свою очередь в число первостепенных задач службы безопасности возводит повышение уровня высокой технологичности компании, при котором у сотрудников не было бы и мысли о преступлении. Работа службы безопасности и ее результаты оказывают влияние на принятие управленческих решений. В первую очередь речь идет о кадровых решениях. В отношении каждого соискателя применяется индивидуальная методика приема на работу и проверка. Таким образом, одним из путей решения оговоренной проблемы видится в совершенствовании работы кадровых и структурных подразделений, обеспечивающих безопасность компании.

Глава 1. Кадровая безопасность

1.1. Подбор персонала

Ключевое звено любой компании, ее «механизм» и движущая сила – работники (или, выражаясь сухим языком руководителя, – персонал). Персонал – лицо компании, составляющая производная, без которой невозможно ее существование. Любая перспективная и уважающая себя компания отводит формированию штата своих работников одно из ведущих направлений собственной политики. Руководитель компании должен помнить главное – залог его успеха (возглавляемой им организации) зависит от грамотно проведенной кадровой политики. Последняя отчасти сводится и к подбору персонала.

Как театр начинается с вешалки, так и фирма начинается с отбора кадров и формирования коллектива единомышленников. Безопасность экономической деятельности фирмы во многом зависит от того, в какой степени квалификация сотрудников, присущие им морально-нравственные качества соответствуют решаемым задачам. Хотите ли вы того или нет, а вопросу правильного комплектования подразделений компании придется уделить большое внимание, если вы хотите, чтобы ваши коммерческие тайны, а впоследствии и сам бизнес не стали достоянием конкурентов.

Штатным расписанием большинства действующих юридических лиц предусмотрена должность по работе с персоналом. В отдельных случаях штат соответствующих лиц укомплектовывается в самостоятельное структурное подразделение, как правило, отдел кадров, подструктура которого (единичный сотрудник) и ведает вопросами пополнения рядов компании. В функциональные обязанности таковых входит изучение лица с позиций его профессиональной пригодности (изучение и анализ документов, представленных с предшествующего места работы, соответствующая профессиональная подготовка, опыт работы по претендуемой специальности, должности, наличие определенных знаний, умений, навыков и т. п.). Вместе с этим в работе по подбору персонала есть и иная, «теневая» сторона, которая полностью возлагается на службу безопасности организации, в числе задач которых стоит обеспечение мер кадровой безопасности предприятия. Штатным расписанием большинства крупных компаний в числе полномочий сотрудников службы безопасности отмечаются:

1) определение потребности в персонале, изучение рынка труда с целью определения возможных источников обеспечения необходимыми кадрами;

2) осуществление подбора кадров, проведение собеседования с нанимающимися на работу, в том числе с выпускниками учебных заведений, с целью комплектования штата работников;

3) осуществление проверки и оценки лояльности служащих охраняемого объекта;

4) организация работы с персоналом в соответствии с общими целями развития предприятия и конкретными направлениями кадровой политики для достижения эффективного использования и профессионального совершенствования работников;

5) обеспечение комплектования предприятия работниками необходимых профессий, специальностей и квалификации;

6) организация обучения персонала, координация работы по повышению и квалификации сотрудников и развитию их деловой карьеры;

7) доведение информации по кадровым вопросам и важнейшим кадровым решениям до всех работников;

8) организация проведения оценки результатов трудовой деятельности работников, аттестаций, конкурсов на замещение вакантных должностей;

9) разработка системы оценки деловых и личностных качеств работников.

Серьезная работа по обеспечению кадровой безопасности начинается задолго до отбора и найма персонала. Важным организационным моментом в кадровой работе по подбору и комплектованию организации рабочей силой является планирование дальнейшего подбора и изучения кандидата. Очевидно, что планирование потребности в персонале – часть общего процесса планирования в организации. В конечном итоге успешное кадровое планирование основывается на знании ответов на следующие вопросы[1]:

1) сколько работников, какой квалификации когда и где потребуется;

2) каким образом можно привлечь нужный и сократить или оптимизировать использование излишнего персонала;

3) как лучше использовать персонал в соответствии с его способностями, умениями и внутренней мотивацией;

4) каким образом обеспечить условия для развития персонала;

5) каких затрат потребуют запланированные мероприятия[2].

На этапе кадрового планирования прежде всего кадровой структуре необходима информация о профессиональных навыках сотрудников (руководителей тестируют на скорость принятия решений, секретарей – на организованность, пунктуальность), кроме того, выясняют различные психофизиологические и когнитивные параметры – уровень концентрации внимания, скорость реакции, оперативность и точность восприятия информации. Такие исследования необходимы, чтобы поддерживать систему постоянного мониторинга состояния человеческих ресурсов компании.

Оценка потребности организации в персонале может носить количественный и качественный характер. Количественная оценка потребности в персонале, призванная ответить на вопрос «сколько?», основывается на анализе предполагаемой организационной структуры (уровни управления, количество подразделений, распределение ответственности), требований технологии производства (форма организации совместной деятельности исполнителей), маркетингового плана (план ввода в строй предприятия, поэтапность разворачивания производства), а также прогнозе изменения количественных характеристик персонала (с учетом, например, изменения технологии). При этом, безусловно, важной является информация о количестве заполненных вакансий. Качественная оценка потребности в персонале – попытка ответить на вопрос «кого?». Это более сложный вид прогноза, поскольку вслед за анализом, аналогичным для целей количественной оценки, должны учитываться ценностные ориентации, уровень культуры и образования, профессиональные навыки и умения того персонала, который необходим организации. Особую сложность представляет оценка потребности в управленческом персонале. В этом случае необходимо учесть, как минимум, возможности персонала определять рациональные оперативные и стратегические цели функционирования предприятия и осуществлять формирование оптимальных управленческих решений, обеспечивающих достижение этих целей[3].

Важный момент в оценке персонала – разработка организационного и финансового планов укомплектования, включающих:

1) разработку программы мероприятий по привлечению персонала;

2) разработку или адаптацию методов оценки кандидатов;

3) расчет финансовых затрат на привлечение и оценку персонала;

4) реализацию оценочных мероприятий;

5) разработку программ развития персонала;

6) оценку затрат на осуществление программ развития персонала.

Перед руководителем организации всегда одной из первоочередных задач является формирование профессионального коллектива. Эта задача решается путем отбора и соответствующей подготовки принятых на работу работников. Рассмотрим отдельно два этих этапа. На стадии отбора решаются два основных вопроса: отсев заведомо непригодных работников и оценка личных и профессиональных качеств принятых на работу.

Как известно, цель набора персонала состоит в создании резерва кандидатов на все рабочие места с учетом, в том числе и будущих, организационных и кадровых изменений, увольнений, перемещений, уходов на пенсию, окончаний сроков контрактов, изменений направлений и характера производственной деятельности.

Прежде чем принимать решение о подборе новых сотрудников, целесообразно определить, все ли средства, являющиеся своеобразной альтернативой найму, использованы в организации. К ним относятся:

1) сверхурочная работа, повышение интенсивности труда;

2) структурная реорганизация или использование новых схем производства;

3) временный наем;

4) привлечение специализированных фирм для осуществления некоторых видов деятельности.

Проблема отбора и надежности кадров имеет давнюю историю, и возникла она, пожалуй, с того момента, когда появились первые наемные работники. С течением времени, изменением законодательной базы, смещением морально-нравственных ценностей, перераспределением собственности трансформировалась и работа по подбору и изучению кандидатов на работу. С учетом современных реалий времени формируются и постепенно входят в «рабочий» обиход новые средства, способы, методология подбора персонала. Вместе с тем ряд принципиальных положений, заложенных еще в эпоху первых производственных и технологических переворотов, сохраняет свою актуальность и в наше время. В их числе выделяют факторы, влияющие на набор кандидатов, источники формирования рабочей силы и, как следствие, методы подбора кандидатов.

На процесс формирования кадрового состава организации оказывают воздействие две группы факторов: внешние и внутренние.

К числу первых чаще всего относят:

1) законодательные позиции и складывающуюся на конкретном временном этапе правовую ситуацию в части, касающейся вопросов трудового права и правоотношений;

2) состояние рынка рабочей силы;

3) высвобождение людских ресурсов;

4) наличие рабочего потенциала (количество учебных заведений по подготовке специалистов, ежегодные объемы выпуска специалистов, общее количество студентов и т. п.);

5) местонахождение организации, развитие транспортной сети и системы коммуникаций и т. п.

К числу внутренних факторов рекомендуется относить:

1) кадровую политику – принципы работы с персоналом, стратегические кадровые программы, например принцип должностного продвижения работников, уже занятых в производстве, принципы найма;

2) виды деятельности организации – насколько она считается привлекательной как место работы (привлекательны более крупные фирмы, фирмы, известные своей продукцией кандидату).

Выбор кандидатом той или иной организации связан с его собственными целями, планами и особенностями, а также с актуальной ситуацией. Для менеджера по персоналу представление о том, как человек ищет работу, может помочь организовать наиболее эффективный процесс привлечения кандидата.

Немаловажное место в системе обеспечения безопасности организации в процессе кадровой деятельности занимает определение источников пополнения персонала. С учетом имеющегося опыта и анализа складывающейся ситуации позволительно объединить таковые в три самостоятельные группы.

Внутренние источники – это люди, работающие в организации. Появившуюся в организации самостоятельную вакансию специалисты рекомендуют заполнять посредством проведения внутреннего конкурса среди сотрудников на ее замещение. В ряде стран, например в Японии, при появлении вакансий в аппарате управления принято вначале объявлять внутренний конкурс на ее замещение. Здесь значительную роль играют факторы экономичности подбора и работы с кандидатом. В большинстве случаев служба безопасности располагает довольно значительным объемом сведений в отношении предполагаемых претендентов на ту или иную должность, что может быть решающим фактором в окончательном решении вопроса о замещении высвободившейся должности (вакансии). Кроме того, считается, что это улучшает моральный климат в коллективе, укрепляет веру сотрудников в свою организацию. При работе с резервом во всех крупных фирмах существуют так называемые матрицы перемещений, в которых находит отражение настоящее положение каждого руководителя, его возможные перемещения и степень готовности к занятию следующей должности (готов занять немедленно, через год, через два года, но для этого необходимо повышение квалификации в определенных областях и т. д.)[4].

Методы набора персонала в таком случае в полном объеме представлены нормами трудового законодательства и дополнены в свою очередь актами ведомственной принадлежности организации. В числе таковых различают:

1) внутренний конкурс. Служба персонала может разослать во все подразделения информацию об открывшихся вакансиях, известить об этом всех работающих, истребовать соответствующие рекомендации и предложения от руководителей служб, иных структурных подразделений организации.

Целесообразность применения озвученного метода может иметь место:

а) при стремлении к формированию минимальной численности персонала (персонал частично высвобождается и перераспределяется, кадровая служба полностью отказывается от внешнего набора кадров);

б) при перераспределении персонала;

в) при перемещении персонала, например уход человека, находившегося на определенной ступени пирамиды, компенсируется повышением на ступеньку персонала с низших уровней[5];

2) совмещение профессий. Целесообразно использовать и совмещение должностей самими работниками фирмы (если исполнитель требуется на короткое время, для выполнения небольшого объема работы);

3) ротация. Весьма эффективным для некоторых организаций, особенно находящихся в стадии интенсивного роста, считается такое использование внутренних источников комплектования управленческих кадров, как перемещение руководителей. Возможны следующие варианты перемещений руководителей:

а) повышение (или понижение) в должности с расширением (или уменьшением) круга должностных обязанностей, увеличением (уменьшением) прав и повышением (понижением) уровня деятельности;

б) повышение уровня квалификации, сопровождающееся поручением руководителю более сложных задач, не влекущим за собой повышения в должности, но сопровождающимся повышением зарплаты;

в) смена круга задач и обязанностей, не вызванная повышением квалификации, не влекущая за собой повышения в должности и роста зарплаты (ротация)[6].

Вторая группа источников пополнения персонала – внешние (не связанные с организацией и ее структурными подразделениями). К ним относится неограниченный круг лиц, которые по различного рода обстоятельствам предположительно могут работать в данной организации, однако по ряду причин на данный момент времени в ней не работающие. Круг внешних источников колеблется в зависимости от требований, предъявляемых к вакантной должности. Здесь огромное значение играют половозрастные факторы, образовательный уровень, наличие специальной подготовки, опыт прошлой работы, деловая репутация, рекомендации с предыдущего места работы и т. п. В большей степени они играют роль негласных критериев подбора лица на конкретную должность.

Как и в первой группе, здесь характерны свои методы, которые призваны сыграть решающую роль в комплектовании штатного состава организации. Выбор конкретного зависит от опыта менеджера по работе с персоналом, кадровой политики, решения руководителя организации, источников и объемов финансирования затрат на поиск и работу с кандидатом и подобных обстоятельств.

Превалирующими методами выступают:

1) центры занятости. Многие фирмы и компании используют местные центры занятости в качестве источника для найма людей. Эти службы могут помочь найти не слишком квалифицированный персонал (для простой рутинной работы, возможно, требующей неполной занятости). Как правило, через службу занятости устраиваются на работу специалисты, которые потеряли работу из-за банкротства своих прежних предприятий и были вынуждены пройти переобучение (переподготовку) для освоения новой специальности;

2) агентства по найму (кадровые агентства). Многие менеджеры по персоналу пользуются услугами агентств по найму, чтобы сэкономить время и избежать трудностей при поиске нового персонала. Агентству представляется заявка на специалистов с указанием должности, оклада, содержания деятельности, ориентировочных критериев поиска и отбора. Как правило, хорошо работающее агентство представляет нескольких кандидатов, чтобы работодатель сделал свой выбор самостоятельно. На представленных специалистов может быть дана «гарантия», которая вступает в силу в случае увольнения специалиста по собственному желанию или некомпетентности в течение оговоренного срока. В таком случае агентство обязано бесплатно представить других кандидатов на данную должность;

3) самостоятельный поиск через средства массовой информации. Многие серьезные фирмы предпочитают самостоятельно искать и отбирать кандидатов на работу. В этом случае очень важно хорошо представлять себе, к каким средствам массовой информации они обращаются. Необходимо правильно сформулировать информационное объявление, с тем чтобы привлечь внимание наиболее подходящих кандидатов. Целесообразно уже в объявлении отметить некоторые особенности интересующего вас персонала (ограничения при наборе), например образование, особый опыт работы, или наоборот, отсутствие практического опыта.

Сформулировав цели, поставив перед собой конкретные задачи, разобравшись с источниками и выбрав метод набора, специалист по кадровой работе (сотрудник службы безопасности) приступает непосредственно к самому подбору с кандидата. Здесь ему предстоит пройти ряд стадий, логическим завершением которых должно явиться оформление на работу нового сотрудника. Однако никогда нельзя исключать вариант, что в процессе работы тот или иной кандидат может не пройти «поставленные на его пути барьеры». В таких случаях работу по формированию кадрового аппарата целесообразно проводить сразу с несколькими кандидатами.

Среди основных стадий по подбору персонала выделим:

1) личное знакомство с кандидатом;

2) получение и изучение представленных документов;

3) проверка полученных документов;

4) тестирование (в случае необходимости) кандидата;

5) медицинский осмотр (в случаях, прямо оговоренных законом, или если этого требуют условия и характер работы);

6) зачисление на работу.

Естественно, знакомство, как правило, начинается с инициативы самого кандидата, принципиально настроенного трудоустроится именно в подведомственное вам учреждение. Немного реже с инициативой о приеме на работу может выступить и потенциальный работодатель. В последнем случае деятельность по отбору кандидатов будет осуществляться через сеть кадровых агентств, которые и возьмут на себя основную работу по сбору «первичной» информации о предполагаемом работнике.

Основная цель беседы – оценка уровня образования претендента, его внешнего вида и определяющих личностных качеств. Для эффективной работы менеджерам и специалистам целесообразно использовать общую систему правил оценки кандидата на этом этапе.

Рассмотрим в отдельности каждую ситуацию. В первом случае необходимо выяснить у кандидата источник его осведомленности о наличии возможного вакантного мест, особенно актуальным такого рода вопрос будет в том случае, если организация не выступала на рынок труда с предложением о подборе персонала. В дальнейшем по ходу знакомства необходимо получить максимально возможную информацию о личности кандидата (краткая биография), его знакомых, увлечениях, связях и т. п. Диалог в данном случае должен быть построенным таким образом, чтобы инициатором предоставления интересующих сведений был сам кандидат. Сотрудник по кадровой работе должен лишь корректировать направление и дальнейший ход разговора. Делать это рекомендуется «второстепенными» вопросами, логически возникающими по ходу разговора.

В процессе общения с кандидатом следует учитывать, что претендент на работу также заинтересован в получении сведений относительно характера работы, его возможных функциях и ролевой позиции в структуре организации, заработной плате, взаимоотношениях в коллективе, руководстве организации, профиле деятельности последней и т. п. Здесь главное ― предоставить в распоряжение кандидата общую информацию, которая легко может быть получена из иных источников (средств массовой информации, разговоров со знакомыми, имеющими отношение к деятельности организации и т. п.).