Склад. Стандарты управления: Практическое пособие

Владислав Васильевич Волгин

Склад: логистика, управление, анализ

Автор:

В. В. Волгин – экономист-международник, член Международной академии наук, информации, информационных процессов и технологий (МАН ИПТ), автор книг для предпринимателей.

Логистика

Введение

Эрудиция, интуиция, логика

Три яблока стали знаменитыми благодаря тем, кому они попали в руки. Яблоко Евы научило Адама производить потомство. Яблоко, упавшее на голову Ньютона, стало причиной открытия им закона всемирного тяготения. А вот яблоко, съеденное Шарлем Фурье, французским экономистом-утопистом (1772–1837), доказало оторванность утопистов от реалий экономики. Фурье, расплачиваясь в ресторане за обед, увидел в счете цену яблока и возмутился дороговизной, так как эту же цену просили за ведро яблок в деревне, где он был недавно проездом. Основываясь на разнице цен от производителя и цен для потребителя, Фурье опубликовал теоретические рассуждения о прибылях, не учитывающие затраты на распределение, хранение и доставку товаров до конечного потребителя[1] – в логике он был явно слаб. Это заблуждение надолго отвлекло экономистов от разработок в области логистики.

Людям приходится решать задачи трех видов.

Инструментом для решения задач практического характера (сделать табуретку, разгрузить корабль, расщепить атом) является логика и количественные методы.

Логически обосновать и количественно рассчитать разницу художественной значимости книг, картин, спектаклей, рекламной упаковки невозможно, такие задачи способна решать интуиция, базирующаяся на глубоких знаниях и широком кругозоре. Это всем понятно, поэтому “о вкусах не спорят”.

Логически решить задачи морального характера: искоренить воровство, стимулировать добросовестное отношение к работе не получается, т. к. логика и мораль – понятия сущностно разные. Эти проблемы “человеческого фактора” решают психологическими, эвристическими и т. п. методами.

В логистике встречаются все три вида задач, и решать их приходится ежедневно.

В логистике очень много решений вырабатывается на основе знаний, логики, интуиции, а расчеты могут быть простыми или сложными в зависимости от “цены вопроса”. Например, логистик откажется от инвентаризации сотен наименований копеечных товаров на торговом складе, несмотря на требования бухгалтера. Без расчетов ясно, что останавливать отгрузки и отвлекать от работы десяток работников на пересчет дешевых товаров, возможная недостача которых оценивается незначительными суммами, значит потерять выручку из-за остановки отгрузок. Даже спорить об этом с бухгалтером – напрасная потеря времени. Разумнее успокоить бухгалтера фиктивной ведомостью инвентаризации с указанием как реальных тех количеств, которые числятся по учету. Фактически так и делают на многих торговых складах. Если же копеечные товары имеют особую важность (лекарства в больнице, комплектующие детали для сборки на заводе и т. п.), тогда инвентаризацию делают ежедневно, и она является частью технологического процесса. Для такого решения тоже не требуется никаких расчетов, достаточно логики. А вот определить оптимальные запасы тех же копеечных деталей, чтобы не было остановок массового производства, невозможно без сложных расчетов с привлечением математического аппарата теории вероятности, теории массового обслуживания, теории игр и др.

Специалистам-логистикам необходимы обширные знания, знакомство с возможностями различных отраслей науки, информационными технологиями и технологиями перемещения в пространстве материальных объектов и информации, технологиями мотивации и стимулирования людей. Только основательно эрудированные специалисты могут уверенно полагаться на свою интуицию и логику при решении логистических задач.

Люди, материально-техническая база и деньги задействованы в логистике. Люди оценивают информацию, принимают решения и эффективно используют деньги и материалы. Квалифицированные люди являются наиболее ценным инструментом логистики. Прежняя основа управления персоналом “твердые S (hard S)”: стратегия (strategy), структура (structure), системы (systems) оказалась нерентабельной.

Эффективнее оказалась опора на “мягкие S (soft S)”: сотрудники (staff), способности (skills), стили (styles), совместные ценности (shared values). Поэтому управление персоналом все более заменяется выстраиванием отношений с ним – стоимость решений и действий каждого специалиста неизмеримо выше затрат на оплату его труда.

Термины

Ни одно из двух десятков встречающихся в литературе определений логистики не раскрывает ее фактических функций. Термин “логистика” применительно к сфере производства и обращения широко начали применять с 70-х гг. XX в., хотя известен он еще со времен Византийской империи, когда логистикой называли организацию снабжения армии и ее перемещений[2]. В этом же значении его применяют и сейчас вооруженные силы некоторых стран. В экономике логистикой вначале называли научные и практические действия, оптимизирующие процессы перевозок. Позднее так стали называть действия, оптимизирующие почти все процессы производства, распределения, перевозок и сбыта.

Ввиду того, что за три десятилетия ни ученые, ни практики так и не выработали единого определения для термина “логистика”, этим словом стали заменять множество других – от названия науки до названия отдельных процессов на предприятиях. Появились запутывающие смысл выражения: “транспортная логистика” и “логистика транспорта”, “тактика логистики” и “логистическая стратегия”, “организация логистики”, “логистика в предприятии”, “логистика города”, “логистика маркетинга” и т. п. Авторами таких выражений обычно являются не пригодные к науке аспиранты, стремящиеся “прокукарекать” в своих диссертациях о “своем видении”, ввести свой термин.

Одни учебные заведения готовят “менеджеров по логистике”, другие – “логистиков по менеджменту”, третьи – просто “логистов” и всего за 48 учебных часов. Дошло до того, что пожилой курьер одного предприятия с ужасом узнал из новой должностной инструкции, что он теперь ответственен за “логистику корреспонденции”.

“Разумная организация” – примерно так переводится с латыни слово “логистика” (логичная, обоснованная). Название специальности “логистик” следует понимать как “организатор” – так и должно быть на самом деле. Это не начальник, не управленец, а именно организатор выполнения процессов, в том числе и процессов управления, наиболее целесообразным способом – с учетом научных и экономических обоснований и расчетов, здравого смысла, логики и интересов потребителей.

В связи с тематикой настоящей книги нас интересует то направление логистики, которое занимается складскими процессами. Поскольку в литературе имеет место разнобой в терминологии в области логистики, далее этот термин употребляется как можно реже, чтобы не дискутировать с авторами множества книг и диссертаций. Наша задача – применение на практике рекомендаций логистики. Тем не менее, все, о чем говорится в настоящей книге, является или содержанием самостоятельных направлений логистики, если согласиться с одними авторами (логистика закупок, логистика запасов, логистика складирования, логистика отгрузок и т. д.), или, если поверить другим авторам, лишь элементами логистических систем управления движением товарно-информационных потоков от изготовителей к потребителям.

Читателям-практикам нужно знать, чтобы отбросить множество неверных или бессмысленных версий применения слова “логистика”, что логистика – это не рутинное исполнение перемещения товаров. Логистика – это творческая организация всех процессов, обеспечивающих перемещение потоков материалов, людей и информации наиболее оптимальными способами. А творчество включает и логику, и интуицию, и расчеты, и знания.

Развитие логистики

Практики идут впереди науки. Если теоретики все еще защищают диссертации по “старой логистике”, то практики просто вынуждены осваивать “новую логистику[3]”.

“Старая логистика” включает:

– управление логистическим каналом;

– управление персоналом, занятым логистической деятельностью;

– сотрудничество с поставщиками логистических услуг;

– интеграция элементов функции физического распределения.

“Новая логистика” включает все элементы “старой логистики” и, кроме того:

– освоение крупных технических достижений в практике поставок;

– сотрудничество с руководителями всех функциональных служб, потребителями и поставщиками;

– отбор и развитие лучших систем для выполнения работ, часто изменяя элементы внутри и за пределами компании.

“Старая логистика” направляет усилия на снижение издержек.

“Новая логистика” – на увеличение прибыли даже ценой увеличения затрат.

“Старая логистика” имеет ограниченные права во вмешательстве в деятельность подразделений.

“Новая логистика” ограничений не имеет и может реорганизовать деятельность любого подразделения.

“Старая логистика” поощряет творческую реорганизацию привычных элементов.

“Новая логистика” позволяет творчески подходить к незнакомым сферам деятельности.

Логистические системы

Виды систем

Для внедрения в практику методов современной логистики требуются разработки:

– идеологии и концепции дистрибьюторской системы;

– технических заданий для проектирования, программирования, документооборота, инструктивных и учебных материалов.

Потребителям выгодна такая организация работы поставщика, которая обеспечит получение товара в нужное время, в нужном месте, в требуемом количестве и состоянии при наименьших затратах. Поэтому логистика продвижения товаров по каналам сбыта получила наибольшее развитие в последние годы как перспективное средство повышения конкурентоспособности. Традиционные средства – повышение качества и дифференциация товаров и услуг, снижение цен и активизация рекламы – не дают возможности надолго опережать конкурентов – и новые товары, и новые услуги, и новые методы работы почти сразу копируются конкурентами. Лишь применение логистики, возможности которой только начали использоваться, может обеспечить заметное повышение рентабельности деятельности.

Затраты на распределение товаров достигают 25 % валового дохода, а капиталовложения в запасы товаров нередко превышают 40 %. За счет новых технологий управления распределением и движением товаров можно значительно сократить расходы на распределение и содержание товарных запасов, сделав эти процессы более эффективными. Тем самым повысить качество обслуживания покупателей, что, в свою очередь, позволит увеличить объем реализации.

Задачи логистики – значительное увеличение прибыли и сокращение расходов на содержание товарных запасов за счет сокращения сроков прохождения товаров по товаропроводящим каналам, а информации (товаросопроводительной и расчетной документации) – по каналам связи; минимизации затрат на всем пути движения товарных и информационных потоков при максимальном уровне обслуживания посредников и конечных потребителей и ускорении оборачиваемости запасов на складах всех звеньев сбытового канала.

Те же задачи решаются и для каждого звена товаропроводящих каналов – центральных, зональных, дистрибьюторских и дилерских складов. Выполнение этих задач значительно повышает конкурентоспособность предприятий – участников товаропроводящих каналов.

Чем большая часть совокупных товарных запасов сбытовой системы находится в пути от изготовителей к дистрибьюторам, от дистрибьюторов к дилерам и от дилеров к потребителям, тем выше скорость потока во всей системе. Причем пропускная способность канала сбыта далеко не всегда зависит от его расширения – чрезмерное расширение канала путем увеличения количества дилеров приводит к распылению усилий и утрате энергии, движущей товарный поток.

Крупные компании применяют эффективные методы решения проблем управления движением товаров, например, компьютеризированные системы:

Supply Chain Management (SCM) – управление звеньями цепи снабжения. Выполняет функции планирования, координации и управления процессами производства, складирования, снабжения и доставки товаров и/или услуг потребителям[4].

System of Delivery Planning (SDP) – система планирования поставок. Планирует потребности в материалах путем прогнозирования их количества.

Enterprise Resource Planning (ERP) – ресурсное планирование предприятия. Ведет управление снабжением, учет других ресурсов компании (финансы, персонал и т. д.) и участвует в оптимизации логистических цепей.

Distribution Requirements Planning (DRP) – планирование потребностей распределения. Является системой управления распределением продукции на основе контроля за состоянием запасов, формирования связей производства, снабжения и сбыта, планирования перевозок.

Logistic Requirement Planning (LRP) – планирование потребностей логистики. Это система планирования и контроля входного, внутреннего и выходного материального потока на уровне предприятия.

Quick Response Method (QRM) – метод быстрого реагирования. Система планирования и регулирования поставок товаров на предприятия розничной и оптовой торговли.

Эти системы позволяют моделировать логистические процессы и варианты их оптимизации, выстраивая иерархические системы, используя методы симуляции процессов.

В практике известны три основных вида логистических систем продвижения товаров по каналам сбыта, ориентированных на потребности рынка.

В тянущих системах товары отгружаются поставщиками по мере поступления и на основании текущих заказов оптовых и розничных сбытовых звеньев. Стратегия сбыта в таких системах направлена на стимулирование спроса на товары в розничном торговом звене.

В толкающих системах товары отгружаются поставщиками в оптовые и розничные звенья по заранее согласованному жесткому графику на основании предварительных долгосрочных заказов оптовых и розничных сбытовых звеньев, скорректированных поставщиками. Стратегия сбыта в этих системах направлена на предварительное, опережающее спрос формирование запасов в оптовых и розничных сбытовых звеньях.

В системах “точно в срок” (Just in Time, JIT) товары отгружаются по заранее согласованному графику, в заранее согласованных номенклатуре и количествах. Стратегия сбыта в таких системах ориентирована на розничную торговлю без страховых запасов. Самый наглядный пример – булочные, ежедневно покупающие ровно столько товара, сколько нужно для работы в течение одного дня.

При комбинировании систем большая часть поставок осуществляется на основе предварительных долгосрочных заказов, меньшая часть – по срочным заказам, а отдельные наименования – точно в срок.

В продвижении товаров от поставщиков к потребителям участвуют множество субъектов различных логистических цепей, например:

> технические средства, коммуникации и обустройства всех видов транспорта;

> складское хозяйство предприятий, отправляющих и получающих товары;

> материально-техническую базу стивидорных, брокерских и агентских фирм;

> склады и обустройства транспортно-экспедиторских компаний для осуществления операций по группировке, комплектации отправок и т. д.;

> материально-техническую базу лизинговых компаний, сдающих в аренду контейнеры;

> технические средства информационно-управляющих систем.

> совокупность технологических, организационных, правовых, социальных и иных отношений, возникающих в ходе транспортного, складского, информационного и иного обеспечения хозяйственных связей.

Эффективность товаропроводящих систем характеризуется качеством обслуживания и ценой обслуживания. Качество обслуживания – комплексный показатель, исчисляемый по совокупности критериев, состав которых может варьироваться от одной системы к другой. Обслуживание потребителей на высоком уровне заключается в обеспечении наличия необходимых им товаров, а также к сокращению периода времени между заказом и поставкой. Важнейший из критериев для складов дистрибьюторов – степень удовлетворения спроса (заказа) в течение суток. Приемлемым, но недостаточно современным уровнем обслуживания считается способность склада отгрузить 90 % заказанных номенклатуры и количества, хорошим – 95 %, отличным – 100 %.

Принципы создания систем

Системы управления материальными потоками разрабатывают и тестируют на основе строгого анализа, основанного на нескольких основных принципах[5].

Принцип ориентации требует сначала рассмотреть всю систему в целом, чтобы понять, как и почему она работает, а также изучить связи с другими системами и физические ограничения.

Принцип потребности предусматривает поиск ответа на вопрос: что требуется от системы, или что она должна выполнять?

Принцип координации обуславливает интеграцию системы координацией всех операций хранения и обработки.

Принципа стандартизации важно придерживаться при выборе упаковки – выгодно стандартизировать как можно больше упаковок.

– Принцип “точно в срок” гласит, что не следует перевозить продукты, пока они не понадобятся.

Принцип грузового модуля противоречит принципу “точно в срок” тем, что подчеркивает важность обработки материалов удобными для погрузки-разгрузки партиями, такими как грузовые модули.

Принцип минимального перемещения предусматривает такую организацию систем, чтобы грузы перемещались по кратчайшим расстояниям.

Принцип полного использования пространства подразумевает его рациональное использование. Существует оборудование для обработки материалов, предназначенное для заполнения пустых мест.

Принцип эргономичности требует ограждения рабочих в системах обработки материалов от выполнения тяжелых, трудных и повторяющихся действий, которые приводят к болезням, травмам или инвалидности.

Энергетический принцип предусматривает снижение энергопотребления при выполнении операций по обработке материалов.

Экологический принцип ориентирует на разработку элементов систем, “дружественных” к окружающей среде, например, выбор экологически безвредного материала для упаковки.

Принцип механизации предопределяет использование машин для замены человеческого труда везде, где это оправдано.

Принцип автоматизации предусматривает создание программируемого и самоуправляемого оборудования. Сейчас уже существует аппаратура, которая может реагировать на радиосигналы или на команды голосом.

Принцип гибкости важен для систем, в которых время от времени изменяются выполняемые задачи и операции.

Принцип упрощения предостерегает от применения слишком сложных систем.

Принцип тяготения рекомендует использовать для перемещения грузов силу тяжести там, где это возможно.

Принцип безопасности ориентирует на использование оборудования, с которым безопасно работать и находиться рядом.

Принцип компьютеризации подчеркивает необходимость использования компьютеров для управления как процессами и механизмами, так и крупными цепями поставок. Компьютеры позволяют быстрее и точнее обмениваться информацией, что облегчает интеграцию материальных потоков с информационными.

Принцип упорядочения потока предусматривает последовательное выполнение этапов обработки потока материалов.

Принцип проектирования требует предварительной проработки всех вопросов и этапов в процессе создания системы обработки.

Принцип минимальных расходов предусматривает необходимость минимизации затрат в системе, в том числе и первоначальных инвестиций.

Принцип поддержки предусматривает выбор способа поддержки системы и его реализацию.

Принцип обновления рекомендует избавляться от морально устаревшего оборудования с учетом налогов, амортизации и полезности данного оборудования.

Принцип командной работы означает, что сфера обработки материальных потоков настолько сложна, что для создания оптимальной системы очень часто необходимы усилия многих людей, объединенных в команды[6].

Аутсорсинг логистики

Поставщики, развивая логистику, делегируют специализированным службам различные операции логистики. Но для внедрения в практику разделения операций приходится решать такие вопросы, как совместимость служб логистики с существующими службами, конфиденциальность операций, способность отдельного подразделения полностью решить логистические проблемы и т. п. Все большее развитие получает аутсорсинг – передача всех или почти всех функций логистики специализированным фирмам. Большинство поставщиков предпочитают оставлять под своим контролем управление заказами и их исполнение, управление возвращенным и непроданным товаром, но есть желающие передать и эти функции.

Развитие мощных программ управления логистикой, отслеживания движения товаров и транспортных средств, вызвали большие изменения в области логистики. Логистика представляет все более критический фактор для участников рынка, деятельность которых усложняют четыре основных тенденции:

– увеличение номенклатуры товаров и сокращения циклов их выпуска;

– все большая интернационализация производства и поставок;

– увеличение давления себестоимости;

– усиление экологических проблем и регулирования (для возвратной логистики)[7].

Возвратная логистика, которая занимается возвращением товаров и материалов на рециклинговые фирмы, играет все более заметную роль и предъявляет растущие требования ко всем предприятиям в промышленности в дистрибуции.

Попытки упрощать операции ввиду быстро развивающейся рыночной среды и противоречия между уменьшением затрат на хранение и обеспечением наличия необходимых товаров в сроки и местах, где они требуются, привели к множеству событий в стратегиях участников рынка.

Самые важные из них:

– централизация складских мощностей в нескольких местоположениях в регионе, например, в Европе;

– растущее использование специализированных независимых логистических компаний.

Эти два события взаимосвязаны в том смысле, что меньшее количество дислокаций складов требует увеличения количества поставок, в которых специалисты по логистике имеют конкурентные преимущества. Обе стратегии приняты, в частности, автокомпаниями и изготовителями запчастей. Например, компания “Hyundai” в Великобритании передала на аутсорсинг логистическому оператору компании “Lex” выполнение следующих работ: управление запасами, прогноз спроса, возвратную логистику, обучение дилеров. Компания “DaimlerChrysler” в Великобритании поручила компании “TNT” всю логистику запчастей в Великобритании. “BMW” использует компанию “Exei” для управления глобальным распределением запчастей для марки “Rolls Royce”.

При передаче функций логистики внешним структурам компании могут сосредоточиться на основных задачах, избавляются от проблем поиска специалистов по логистике, снижают затраты. Практика компаний DHL, FedEx убеждает в этом.

Назначение складов

Виды складов

В некоторых предприятиях склады – самые непривлекательные и грязные помещения, из которых работники с переменным успехом пытаются извлечь нужные товары. Положение и зарплата заведующих складами чуть выше положения и зарплаты уборщиц. В результате предприятия получают от складов такую отдачу, которую заслужили.

Склады являются важными звеньями технологического процесса промышленных предприятий, а для оптовой и розничной торговли они служат фундаментом, поэтому склады предприятий, намеренных опережать конкурентов, требуют современной организации, современных технологий и квалифицированных кадров.

Склады – это аккумуляторы резервов материальных ресурсов, необходимых для демпфирования колебаний объемов поставок и спроса, а также синхронизации скоростей потоков товаров в системах продвижения от изготовителей к потребителям или потоков материалов в технологических производственных системах[8].

В экономической деятельности используется множество разновидностей складов. По назначению можно выделить следующие виды:

> производственные – склады сырья, комплектующих, материалов, цеховые склады готовых изделий, заводские склады готовой продукции;

> транзитно-перевалочные – склады при железнодорожных станциях, портах, речных пристанях, аэропортах, автогрузовых терминалах служат для кратковременного хранения грузов в период перегрузки их с одного вида транспорта на другой;

> таможенные – склады для хранения товаров в ожидании таможенной очистки;