Кадровое делопроизводство и управление персоналом на компьютере

Алексей Анатольевич Гладкий

Кадровое делопроизводство и управление персоналом на компьютере

Введение

На любом современном предприятии уделяется немалое внимание вопросам грамотной постановки кадрового учета. Это обусловлено в первую очередь тем, что сегодня все больше и больше процессов в деятельности субъектов хозяйствования требуют комплексного, планового и научного подхода, причем, как правило, на стратегическом уровне. И дело здесь даже не в специфике конкретного предприятия (хотя, разумеется, свои особенности тоже играют определенную роль), а в реалиях сегодняшнего дня, к которым в первую очередь можно отнести следующее: динамика рынка труда, обострение конкурентной борьбы, необходимость планомерного распределения трудовых ресурсов, и др.

Одним из ключевых требований, предъявляемых к работникам кадровых служб субъектов хозяйствования, является умение пользоваться компьютером и вести кадровый учет с применением специально предназначенных программных средств. Поэтому кадровикам, которым ранее не доводилось работать на компьютере, сегодня приходится овладевать современными приемами и методами работы.

В настоящее время существует немало программных продуктов, специально адресованных сотрудникам кадровых служб. С их помощью можно автоматизировать все основные операции кадрового учета: ведение первичной документации, оформление отпусков, командировок, приема на работу и увольнение с работы, проведение тестирований, собеседований, планирование занятости, и т. д. На основании введенных и обработанных данных можно получить множество разнообразных отчетных форм.

Книга, которую вы держите в руках, предназначена для обучения широкого круга специалистов ведению кадрового учета на компьютере. Она будет полезной и интересной как руководителю кадровой службы крупной корпорации, так и сотруднику, отвечающим за работу с персоналом на небольшой фирме. Вначале мы вспомним теоретические основы кадрового учета (цели и задачи кадрового учета, термины и понятия, и т. д.), после чего вашему вниманию будет предложено описание нескольких наиболее популярных программных средств.

ВНИМАНИЕ

При изучении данной книги помните, что все используемые в ней данные являются условными, а примеры настройки и использования описываемых программ носят обобщенный характер.

Инсталляционные файлы всех программ, описываемых в данной книге, имеются на прилагаемом к книге компакт-диске.

Глава 1. Сущность кадрового учета и его роль в работе предприятия

Первая глава книги будет посвящена теоретическим вопросам. Здесь мы рассмотрим основные цели и задачи, стоящие перед кадровым учетом, вспомним терминологию, основы кадрового планирования, а также рассмотрим некоторые другие вопросы.

Основные задачи кадровой службы предприятия

Задачи, стоящие перед работниками кадровой службы, во многом зависят от специфики конкретного предприятия и от особенностей организации кадрового учета. Тем не менее, можно сформулировать ключевые цели и задачи, реализация и достижение которых должно обеспечиваться на любом предприятии. В общем случае их можно сформулировать следующим образом.

♦ Формирование и редактирование штатного расписания организации и входящих в ее состав дочерних предприятий.

♦ Ведение табельного учета и контроля использования рабочего времени в соответствии с действующим законодательством.

♦ Ведение персонифицированного учета в соответствии с действующим законодательством.

♦ Оформление трудовых договоров с работниками, а также дополнительных соглашений к трудовым договорам, регистрация трудовых договоров и дополнительных соглашений.

♦ Оформление и ведение личных дел, трудовых книжек работников, личных карточек работника по утвержденной форме Т-2, оформление иных видов установленной кадровой документации в соответствии с Инструкцией по ведению кадровой документации в организациях и учреждениях.

♦ Изучение потребностей предприятия в сотрудниках той или иной специальности и квалификации, планирование потребностей в персонале, количественный и качественный анализ вакансий и кандидатов.

♦ Подбор сотрудников с предварительным анализом их деловых, профессиональных и личных качеств, и их последующий учет с отражением подробной информации по каждому сотруднику (прием на работу, увольнение, перевод на другую работу, отсутствие на работе и т. д.) в соответствии с действующим законодательством.

♦ Оформление и выдача работникам справок с места работы, заверенных копий трудовых книжек, иных документов, необходимых для предоставления по месту требования.

♦ Формирование и ведение графика отпусков организации с проверкой непротиворечивости графика.

♦ Подготовка документов, необходимых для назначения работникам организации пенсии.

♦ Ведение воинского учета сотрудников (призывников, военнообязанных и т. д.), с формированием соответствующей отчетности.

♦ Подготовка и проведение анкетирований, опросов, тестирований, аттестаций и иных кадровых мероприятий.

Документальное оформление основных кадровых событий выполняется с помощью первичных документов кадрового учета (личная карточка работника, и др.).

Терминология кадрового учета

В данном разделе мы приводим трактовку основных терминов и понятий, используемых в кадровом учете. Именно на этой терминологии мы будем базироваться в дальнейшем.

♦ Аттестация – кадровое мероприятие, проводимое для оценки соответствия сотрудника занимаемой должности и предъявляемым требованиям.

♦ Должность – служебное положение работника, которое определяется его непосредственными обязанностями, должностными правами и характером ответственности.

♦ Кадровая информация – совокупность разнообразных данных о персонале организации.

♦ Квалификация – уровень общей и специальной подготовки работника, подтверждаемый установленными законодательством видами документов (аттестат, диплом, свидетельство и др.).

♦ Командировка – поездка работника по распоряжению администрации на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы. При этом к командировкам не относятся служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или носит разъездной либо подвижной характер, а также в пределах населенного пункта, где располагается наниматель.

♦ Наниматель – юридическое или физическое лицо, которому законодательством предоставлено право заключения и прекращения трудового договора с работником.

♦ Нормирование – методика оценки количества труда, используемая в рамках заданной технологии.

♦ Отпуск – освобождение от работы по трудовому договору на определенный период времени для отдыха и иных социальных целей с сохранением прежней работы и заработной платы в случаях, предусмотренных действующим трудовым законодательством.

♦ Оценка кандидатов – комплекс мероприятий, с помощью которых определяется соответствие кандидатов должностным требованиям в условиях работы на данном предприятии.

♦ Перевод на другую работу – поручение нанимателем работнику работы по другой профессии (специальности, квалификации, должности). Переводы работников могут быть временными (на четко указанный срок) либо постоянными (на неопределенный срок либо до окончания срока действия трудового договора).

♦ Перемещение на другую работу – поручение работнику его прежней работы (либо работы в пределах той же специальности, квалификации или должности), но на другом рабочем месте с сохранением условий труда.

♦ Персонал – совокупность всех сотрудников, работающих в данный момент на предприятии. Иначе говоря, персонал – это трудовой коллектив предприятия.

♦ Профессиональная этика – совокупность определенных норм и правил, которых стараются придерживаться представители одной профессии.

♦ Работник – лицо, состоящее в трудовых отношениях с нанимателем на основании заключенного трудового договора.

♦ Специальность – совокупность приобретенных путем специальной подготовки и опыта работы знаний, умений и навыков, необходимых для выполнения определенного вида трудовой деятельности в рамках данной профессии.

♦ Тарифная ставка – выраженный в денежной форме размер оплаты труда сотрудника за единицу рабочего времени (час, день, месяц), определенный штатным расписанием.

♦ Трудовой договор – двухстороннее соглашение между работником и нанимателем, в соответствии с которым работник обязуется выполнить работу по определенной одной или нескольким профессиям, специальностям или должностям соответствующей квалификации согласно штатному расписанию, соблюдая при этом внутренний трудовой распорядок. Наниматель обязуется предоставить работнику указанную в договоре работу, обеспечить условия труда в соответствии с действующим законодательством и внутренними нормативными документами, а также своевременно выплачивать работнику причитающуюся ему заработную плату и иные выплаты, определенные законодательством.

♦ Увольнение – прекращение всяких трудовых отношений работника с нанимателем; при этом работнику должна быть выдана его трудовая книжка, оформленная в соответствии с действующим законодательством.

Понятие кадровой документации

Ни одно событие кадрового учета не может осуществляться без соответствующего документального оформления или без ссылок на соответствующие нормативно-правовые документы. В противном случае оно не будет иметь юридической силы, а наличие в кадровом учете неподтвержденных записей может иметь весьма неприятные последствия. В частности, если проверяющие органы обнаружат одно или несколько кадровых событий, к которым отсутствует соответствующее документальное оформление, они могут расценить это следующим образом.

♦ Нарушение порядка ведения кадрового учета. В этом случае дело может ограничиться наложением административного взыскания (как правило – штрафных санкций) на должностных лиц предприятия, на работников кадровой службы и на само предприятие.

♦ Злоупотребление служебным положением. Это уже более серьезная ситуация, и к нарушителям могут быть применены меры не только административного, но и уголовного воздействия, особенно если это злоупотребление было совершено с целью личной наживы.

♦ Должностной (служебный) подлог. В данном случае об административном наказании, скорее всего, речи идти не будет, поскольку это нарушение подпадает под одну из статей Уголовного кодекса.

В некоторых случаях отсутствие документального оформления кадровых событий может расцениваться и иным образом, в зависимости от специфики конкретной ситуации.

Как видно из вышесказанного, санкции за неподтверждение данных кадрового учета соответствующими документами могут быть достаточно суровыми. Что же представляет собой эта документация?

Документация – это элемент кадрового учета, с помощью которого осуществляется сплошное наблюдение за кадровыми событиями. Например, в общем случае документальное оформление приема сотрудника на работу выглядит следующим образом: пишется заявление о приеме на работу, заключается трудовой договор (контракт) и издается приказ (распоряжение) о приеме сотрудника на работу, с которым данный сотрудник должен ознакомиться под роспись.

Важнейшее место в составе документации любого предприятия занимают первичные документы. Что же такое «первичный документ» и чем он отличается от других документов? Об этом рассказывается в следующем разделе.

Первичный документ – основа кадрового учета

В общем случае понятию «первичный документ» дается следующее определение:

Первичный документ – это документ, подтверждающий (фиксирующий) факт совершения хозяйственной операции или какого-либо события, и составленный уполномоченными представителями заинтересованных сторон в момент совершения операции (события), а если это не представляется возможным – то сразу после ее окончания.

ВНИМАНИЕ

Первичный документ необходим для отражения в кадровом учете любого кадрового события.

Типовые формы первичных документов утверждаются законодательно соответствующими государственными органами и обязательны к применению всеми субъектами хозяйствования, осуществляющими свою деятельность на территории Российской Федерации. Типовые формы распространяются в виде бланков, которые могут быть созданы как на бумажном, так и на электронном носителе информации.

Каждый первичный документ должен иметь определенный перечень реквизитов, необходимых для идентификации не только этого документа, но и оформляемого им события. Эти реквизиты перечислены ниже.

♦ Название документа (например, Приказ о приеме на работу, и т. п.).

♦ Наименования или ФИО участников события (например, работодателя и наемного работника).

♦ Дата составления документа.

♦ Номер документа.

♦ Текст документа или краткое описание события (операции), которая оформляется данным документом. Например, описание события в приказе о переводе на другую работу можно сформулировать следующим образом: Перевод на другую работу осуществляется по заявлению работника сроком на 3 (три) месяца.

♦ Подписи лиц, ответственных за данное событие либо участвующих в нем, скрепленные печатью предприятия.

При отсутствии любого из перечисленных выше реквизитов первичный документ считается недействительным и не может приниматься к исполнению. Помимо перечисленных реквизитов, в первичном документе могут содержаться и иные дополнительные сведения, раскрывающие специфику конкретного события либо поясняющие те или иные его аспекты.

Помимо первичных документов, в деятельности любого предприятия имеют большое значение и иные виды документов, о которых рассказывается далее.

Другие виды документации, используемой на предприятии

Среди прочих документов, используемых на каждом предприятии, особое место занимают распорядительные документы и текущие документы кадрового учета.

Распорядительные документы – это документы, которые содержат распоряжение о выполнении какой-то операции или события. Наиболее характерные примеры распорядительных документов – различного рода доверенности, договоры и контракты, и др. Все распорядительные документы не содержат фактов совершения событий, поэтому не могут использоваться в качестве документального подтверждения и являться основанием для отражения их в кадровом учете.

К текущим документам кадрового учета относятся различного рода ведомости, списки сотрудников, справки, и т. п. При составлении кадровой отчетности много информации берется именно из текущих документов кадрового учета.

Помимо первичных документов, распорядительных документов и текущих документов кадрового учета могут применяться документы и других видов. Важнейшими из них являются нормативно-правовые документы.

Нормативно-правовые документы

К нормативно-правовым документам относятся законы, подзаконные акты, постановления правительства и иные аналогичные документы, которые издаются государственными органами и регламентируют порядок ведения кадрового учета и составления отчетности.

Нормативно-правовые документы играют главенствующую роль среди всех документов, используемых в кадровом учете. Ведь даже первичные документы, являющиеся основанием для ведения кадрового учета, утверждаются нормативно-правовыми документами. Кроме этого, нормативно-правовые документы определяют принципы и правила ведения кадрового учета, вводят в действия изменения и дополнения в действующем порядке ведения кадрового учета, и т. д. Также нормативно-правовые документы регламентируют виды деятельности, с которыми так или иначе сталкиваются кадровые работники: например, ведение персонифицированного учета, порядок расчета и начисления пенсий и иных социальных выплат, и т. п.

Таким образом, нормативно-правовые документы являются законодательной базой, определяющей порядок ведения кадрового учета и составления отчетности. Отклонение от любого нормативно-правового документа практически всегда можно приравнять к нарушению закона, со всеми вытекающими отсюда последствиями.

Что такое кадровое планирование?

Кадровое планирование – это начальный этап подбора квалифицированных кадров, которые должны быть приняты на вакантные должности на оптимальный для предприятия период времени. Процесс кадрового планирования включает в себя проведение анализа рабочих мест организации, прогнозирование потребностей предприятия в сотрудниках разных специальностей и квалификаций, а также разработку мероприятий по развитию персонала предприятия и повышению его квалификации.

Зачем нужно кадровое планирование?

Цели и задачи, которые достигаются с помощью кадрового планирования, можно сформулировать следующим образом:

♦ Рациональное распределение имеющихся трудовых ресурсов в условиях меняющихся требований к ним на предприятии;

♦ Планирование затрат на проведение тех либо иных кадровых мероприятий;

♦ Выявление наиболее острых кадровых проблем на предприятии и содействие их скорейшему и оптимальному разрешению;

♦ Максимальное использование потенциала имеющихся работников;

♦ Комплексное изучение рынка труда;

♦ Оперативное привлечение необходимого и сокращение излишнего персонала (в последнем случае – с учетом нюансов социального характера);

♦ Определение количества работников тех либо иных специальностей, которые могут понадобиться в любое время в любом структурном подразделении предприятия;

♦ Планирование кадрового развития (мероприятия по повышению квалификации, проведение обучений, и т. д.);

♦ Борьба с текучестью кадров, анализ причин, в результате которых возникает текучесть кадров на предприятии;

♦ Разработка комплекса мероприятий, направленных на сохранение имеющегося кадрового состава;

♦ Предвидение и анализ возможных проблем, обусловленных нехваткой либо избытком тех или иных сотрудников.

Кадровое планирование можно использовать и для решения других задач, наличие которых может быть обусловлено спецификой конкретного предприятия.

Основные направления кадрового планирования

В настоящее время наиболее популярными являются те направления кадрового планирования, которые перечислены ниже.

Планирование потребностей в кадрах. Это направление включает в себя оценку имеющегося потенциала кадровых ресурсов, оценку будущих потребностей предприятия в тех либо иных сотрудниках, а также разработку комплексов мероприятий, направленных на развитие и повышение квалификации персонала предприятия.

Планирование рационального использования имеющихся кадров. Основная задача данного направления – оптимальное и грамотное распределение имеющихся трудовых ресурсов между вакантными рабочими местами, с учетом способностей, умения и мотивации каждого сотрудника.

Планирование обучения сотрудников предприятия. Это направление необходимо для использования собственных трудовых ресурсов без поиска дополнительных высококвалифицированных кадров на рынке труда.

Планирование сокращения и высвобождения персонала. Данное направление учитывает, когда, где и какое количество работников необходимо сократить. При проведении планирования данного вида рекомендуется разработать комплекс мер, направленных на то, чтобы помочь сокращенным работникам быстрее найти новое место работы. Также при планировании сокращения и высвобождения работников анализируются причины организационного, экономического и технологического характера, которыми обусловлена необходимость сокращения.

Планирование текучести кадров. Это направление предназначено для всестороннего анализа причин возникновения текучести кадров и разработки комплекса мер по снижению текучести, если ее показатель превышает установленные пределы.

Планирование занятости персонала. Необходимость данного направления обусловлена тем, что каждый сотрудник в тот или иной интервал времени может отсутствовать на рабочем месте. Причины этого могут быть самые разные: отпуск, больничный, учеба, декретный отпуск, командировка и т. д. Грамотное планирование занятости персонала позволяет избежать затруднительных ситуаций как при предполагаемом отсутствии сотрудников на работе (отпуск, повышение квалификации и т. д.), так и при внезапном (болезнь, срочная незапланированная командировка, и т. д.).

Кадровое планирование также можно классифицировать по временным рамкам. К краткосрочному относится кадровое планирование на ближайшее время, т. е. на срок до 2-х лет. Среднесрочное кадровое планирование – это планирование, рассчитанное на срок от 2-х до 5-ти лет. И, наконец, долгосрочное кадровое планирование – это планирование персонала на срок свыше 5-ти лет. На каждом предприятии рекомендуется осуществлять каждый из этих видов кадрового планирования.

Некоторые программные средства, с которыми мы познакомимся далее, позволяют среди прочих задач кадрового учета успешно заниматься и кадровым планированием.

Некоторые секреты комплектации персонала

Комплектация персонала предприятия – непростой и ответственный процесс. Далее мы раскроем некоторые секреты, касающиеся подбора персонала, и дадим полезные рекомендации. Позже, в соответствующих главах книги, мы расскажем о том, как можно автоматизировать процесс подбора персонала с помощью современных программных средств.

Внутренние и внешние источники привлечения кандидатов

Чтобы пригласить кандидата на собеседование, нужно вначале его найти – с этой аксиомой вряд ли кто-то поспорит. Источников привлечения персонала существует достаточно много, и все их можно разделить на два вида: внутренние источники и внешние источники.

Внутренние источники привлечения персонала – это те источники, которые не выходят за рамки предприятия. В некоторых случаях проблему нехватки кадров можно решить вообще без приема на работу новых сотрудников, а лишь за счет перераспределения имеющихся трудовых ресурсов. Однако если без пополнения все же не обойтись, то поиск новых сотрудников ведется среди знакомых и друзей работников предприятия, либо по их рекомендациям, либо по рекомендациям руководства и т. д. Такой способ решения кадровых проблем достаточно популярен в большинстве стран СНГ – многим из нас известно, что найти хорошую работу гораздо проще «по рекомендации», иначе говоря – «по блату». Отметим, что злоупотребление этим способом комплектации кадров привело к появлению таких понятий, как «кумовство», «клановость» и т. п. Нередки случаи, когда на тех либо иных предприятиях (как правило, на госпредприятиях с хорошей зарплатой и непыльной работой) количество сотрудников, принятых «по блату», достигало 90 %.

Тем не менее, при отсутствии злоупотреблений способ комплектации персонала за счет внутренних источников имеет много преимуществ, к которым в первую очередь можно отнести: улучшение социально-психологического климата в коллективе, отсутствие затрат на поиск сотрудников, сохранение стабильного уровня оплаты труда, уменьшение либо полное отсутствие адаптационного периода новых сотрудников, повышение степени управляемости персонала, и т. д.

К недостаткам данного способа привлечения персонала можно отнести возможное снижение деловой активности в коллективе, проявление фамильярности и панибратства, а также то, что принятые таким образом на работу сотрудники нередко нуждаются в повышении квалификации, что влечет за собой дополнительные затраты.

Внешние источники привлечения персонала – это те источники, которые находятся за рамками предприятия. К внешним источникам, например, относятся: объявления в газетах, сайты по трудоустройству, кадровые агентства, биржи труда и т. д. Главным достоинством привлечения персонала из внешних источников является гораздо более широкий выбор кандидатов на должность. К недостаткам можно отнести наличие высоких затрат на поиск персонала (например, при обращении в кадровые агентства), а также то, что привлеченному со стороны сотруднику в большинстве случаев требуется значительное количество времени для адаптации в коллективе.

Методология привлечения персонала

Каждый руководитель предприятия либо кадровой службы при поиске кандидатов использует различные методы поиска персонала: один обращается в кадровые агентства, другой самостоятельно ведет поиск в Интернете, третий – размещает вакансии в печатных изданиях, а четвертый – применяет все, вместе взятое, и еще что-нибудь. В этом разделе мы кратко познакомимся с наиболее популярными в настоящее время методами, используемыми при поиске персонала.