Кадры решают… Кадры мешают

Екатерина Дмитриевна Жеребина, Екатерина Дмитриевна Муравлева

Кадры решают… Кадры мешают

Введение

Для кого и о чем эта книга?

Екатерина Жеребина, бизнес-консультант

Книг по управлению персоналом мы прочитали сотни – от Питера Друкера до Светланы Ивановой. В них много полезных инструментов и методов. И мы уверены, что наша книга тоже будет полезной. В первую очередь она поможет владельцам малого и среднего бизнеса, коммерческим директорам и специалистам кадровой службы. Именно им в наше стремительно меняющееся время приходится ежедневно менять подходы, тактики, инструменты, чтобы формировать команды и достигать с ними результатов.

На двоих у нас почти 50 лет трудового стажа: 34 года у меня и 13 лет у Екатерины Муравлевой. И весь этот опыт – к вашим услугам.

В книге мы поделимся реальными практиками, которые помогли нам вывести компании разных форматов на передовые позиции – благодаря людям, которых мы подбирали, глубоким знаниям правовой системы нашей страны, ну и, конечно, опыту собственных ошибок. Наш путь как наемных сотрудников, так и бизнес-консультантов показывает, что в компаниях, несмотря на самые современные технологии и развитый искусственный интеллект, допускаются фатальные ошибки, которых точно можно избежать. Главное – знать, что делать.

Читайте нашу книгу – и учитесь на чужих ошибках.

Екатерина Муравлева, юрист-консультант

Недавно прочитала, что у 82 % предпринимателей каждый день проходит под девизом «решить проблему». Некогда разбираться во всем заранее, так как фактически собственник бизнеса всегда работает за себя и за того парня. Ежедневно приходится решать вопросы, о которых вчера ты еще и не задумывался. Особенно резко принимаются решения по кадрам. Прием, увольнение, расширение должностных обязанностей в реалиях малого бизнеса в РФ происходят почему-то как в американских фильмах: вот директор кричит «ты уволен!» – и через час сотрудник уже покорно бредет к выходу. Молча, не задавая ни единого вопроса. Но так бывает только в фильмах.

В жизни же все по-другому. И когда сотрудники отказываются подписывать кривой трудовой договор или не соглашаются покорно на все, что им говорят, подают в суд и идут в трудовую инспекцию, то возникает два вопроса: что делать конкретно сейчас? Как с минимальными потерями вылезти из этой передряги? И хорошо, если у вас есть грамотный юрист, который разработает за вас всю стратегию и воплотит ее в жизнь. А если такого нет? Один клиент мне рассказывал про юриста, на полном серьезе советовавшего каждый день сыпать соль в кофе сотрудника, которого надо принудить уйти из коллектива. После такого, мол, он сам уйдет.

А что, если я скажу, что принимать работников, работать с ними и увольнять их можно легко, просто и безболезненно? Только надо знать как.

В этой книге вы найдете готовые рецепты по работе с кадрами. Это такое практическое пособие, в состав которого входит всего три ингредиента: знания, практика и опыт двух Екатерин – Екатерины Жеребиной, бизнес-консультанта, и Екатерины Муравлевой, юриста-консультанта.

Часть I

Ищем сотрудников

1. Встречают по одежке

Екатерина Жеребина, бизнес-консультант

За последние четыре года я привлекала в компании своих клиентов 456 человек. Из них около двухсот – менеджеры по продажам, 52 – управленцы, остальные – специалисты узкого профиля от токаря до конструктора одежды. И каждый из заказчиков мне говорил: «Найдите мне классного специалиста». А специалист спрашивал: «Что за компания?»

Поэтому – да, а что вы за компания? Вы можете честно самому себе сказать, что любой из вашего ближайшего окружения придет работать к вам?

Наша страна сейчас находится на этапе, когда работников просто не хватает, так как в период с 1995 по 2005 год рождаемость в стране упала. И за работников идет настоящая битва, а за высококлассных специалистов – битва не на жизнь, а на смерть.

Поверьте нашему опыту: если вы попустительски относитесь к своим кадрам, у вас их просто заберут, причем зачастую за меньшие деньги, просто потому, что там заботятся о людях лучше. Практика сарафанного радио известна многим, и если я сейчас спрошу вас, у кого вы стрижетесь, лечите зубы, ремонтируете машину, вы гарантированно назовете мне этих людей, потому что они – хорошие специалисты, которых вы не боитесь рекомендовать. Вот и у вас в компании тоже работают такие люди, которых рекомендуют. Мне самой за годы работы коммерческим директором регулярно поступали предложения перейти в разные компании на лучшие условия. И, честно вам скажу, я этим пользовалась не раз и вот уже 11 лет работаю в Москве, на сегодняшний день став владельцем собственной консалтинговой компании и нескольких бизнесов.

Реальный пример из практики. Заказчик – владелец небольшого производства. У него было несколько проблем.

1. В компании не могли найти менеджеров по продажам. Спросила почему. В ответ услышала: не знаем. А как ищете? Да вот по знакомым стараемся, вроде так надежнее.

Но вот что я вам на это скажу. Так – не надежнее. Знакомый – он вроде всегда «свой», и его рекомендуют с житейской, человеческой точки зрения. Но он придет в ваш бизнес работать, и тут места семейственности нет. Более того, мой опыт показывает, что если в случае неудовлетворительной работы этого «знакомого» вы уволите, то отношения с рекомендателем точно испортятся. Вы этого хотите?

Что же мы в итоге сделали? Запустили вакансию на hh.ru в формате «Стандарт» платно, а на joblab.ru – бесплатно: областные работники там часто оставляют свои резюме. А главное, там всегда есть линейный персонал: водители, слесари, упаковщики, сборщики, комплектовщики, реже менеджеры по продажам и управленческий персонал. Через hh.ru отклики пошли, стали назначать собеседование.

2. Офис был ужасен. Поскольку клиент так не считал, пришлось это доказывать. Мы сели в машину и объехали под видом клиентов его ближайших конкурентов. У двоих он готов был сам поработать, настолько прекрасны были их конторы, еще у троих условия были похуже, но все равно лучше, чем у него. Что делать? Ремонт – не быстро.

Решение я предложила следующее. Снимаем коворкинг на пару месяцев. Одновременно набираем людей, так как изначальная задача была набрать пять человек. Параллельно расширяем офис и делаем ремонт. В итоге в коворкинге просидели три месяца, набрали и адаптировали шесть человек, после испытательного срока на постоянную работу остались четверо, а офис расширили и отремонтировали. И теперь работа кипит, а штат полностью укомплектован.

3. Не было отлажено КДП, или кадровое делопроизводство. И эту третью проблему мы решали уже совместно с Екатериной Муравлевой.

Найти сотрудников – только половина дела. Необходимо еще правильно их трудоустроить и мотивировать на эффективный труд, и это задача уже совсем другого порядка.

Без чего нельзя начинать подбор сотрудников?

У вас обязательно должны быть:

– сайт. По нему соискатель делает первичную оценку вас как работодателя и вашего бизнеса в целом;

– соцсети. Сейчас многие их используют для поиска сотрудников;

– отзывы о компании. Их сейчас читают, поэтому, если есть плохие, либо корректно отвечайте, либо сделайте, чтобы их не стало, соискатели действительно обращают на это внимание;

– корректно составленный профиль человека, которого вы видите на этой должности. Просто опишите его и его функционал;

– помещение, где будет проводиться собеседование;

– сотрудник, который будет проводить собеседование. Рекрутер должен быть эмпатичный, и он должен уметь продавать вашу компанию соискателю. Да, именно так, сейчас кандидат выбирает, куда ему пойти, особенно в Москве и Московской области, ведь вакансий огромное количество, а людей нет. В регионах ситуация аналогичная, но там еще и отток кадров происходит как раз в Москву.

Как найти рекрутера? Нанять HR-директора малому и среднему бизнесу сразу не по карману, поэтому правильнее привлечь консультантов-профессионалов, которые помогут быстро закрыть нужные вакансии и при этом подберут вам рекрутера для дальнейшей работы. Практика показывает, что отлично подходит на эту должность офис-менеджер с высокой лояльностью. Чаще всего такой сотрудник учится в вузе на управленца, и если он готов развиваться и осваивать управление человеческими ресурсами, то это хорошее карьерное движение и для него, и для компании, так как только человек энергичный и любящий компанию может заразить этой любовью и соискателя.

Поверьте моему опыту, неудовлетворенные своей работой и безразличные к компании сотрудники по подбору персонала на корню убивают интерес приходящих на вакансию людей. Так что давайте не делать так.

Удачи вам с подбором сотрудников! И да, мы всегда готовы помочь.

Екатерина Муравлева, юрист-консультант

Поиск сотрудника начинается с размещения вакансии. Бывают описания вакансий, которые прямо кричат о том, что это незаконно, так нельзя и вообще а-та-та. Но бывают и такие, которые на первый взгляд вроде бы «ничетакова». Хотя могут обернуться серьезными проблемами для компании.

Налоговые риски

1. Пишут огромную реальную зарплату, при этом официально платят намного меньше. В чем риск? Реальные зарплаты отражены в отчетности компании. Налоговая уже не первый год сражается с бизнесменами и вызывает на зарплатные комиссии. Инспекторы сравнивают официальные цифры со средними по отрасли зарплатами. Данные по своим отраслям можете посмотреть на сайте Росстата по своему региону. Если в вашей отрасли платят 35 тысяч в среднем, а вы платите 20 тысяч, то ждите автотребования – дать пояснения.

Если пояснения покажутся налоговикам неубедительными, то ждите приглашения на зарплатную комиссию. Там вам порекомендуют дотянуть доход работников до средних показателей.

И если вы не согласитесь, то контролеры начнут искать доказательства конвертных зарплат. И первое, что сделает инспектор, – это откроет сайт, где размещены вакансии в вашей компании. И если там увидят данные, противоречащие официальным документам, это явно говорит о том, что на предприятии существуют конвертные зарплаты, с которыми сейчас очень активно борются.

2. Пишут о том, что один человек (например, главный бухгалтер) должен вести разные компании на разных системах налогообложения. Может, для кого-то сейчас эти слова покажутся абракадаброй, но если у вас написано, что вы многопрофильный холдинг, а бухгалтер должен вести несколько ООО на ОСНО, ИП на упрощенке и т. д., то тут явное дробление бизнеса. То есть главный бухгалтер ведет несколько компаний, и, очевидно, ему предложат не вполне законные схемы оптимизации налогов, потому как такой набор компаний только для этого и нужен. В налоговой сразу сообразят: дробите, чтобы экономить. Так просто и так очевидно;

3. Пишут о том, что для работы на данной вакансии требуется статус ИП или самозанятого. Ну, ребята, это же просто бесспорный сигнал о том, что вы хотите сэкономить на страховых взносах! За такие условия никаких штрафов по КоАПу не набежит, однако налоговики могут взять вас на карандаш. А если вы уже находитесь под прицелом, то просто облегчите им задачу в формировании доказательной базы.

А есть еще дискриминационные риски, о которых мы поговорим с вами позднее.

Деловые качества

Подходит работник или нет – решают по его деловым качествам. Поэтому именно про них лучше рассказать в вакансии.

Что такое деловые качества? Это про опыт, образование и умения, без которых в предлагаемой работе никак не обойтись. Ну и черты характера, само собой. И в этом вопросе вы можете выдвигать любые требования, здесь у вас полный карт-бланш.

Если вы хотите, чтобы секретарь умел печатать со скоростью 300 ударов в минуту, потому что нужно протоколировать совещания, – пишите в вакансии. Считаете, что знание Word на продвинутом уровне позволит красиво оформлять документы, – добавляйте.

Пример из судебной практики.

Компания опубликовала в сети интернет на сайте hh.ru объявления о поиске работников на должности «помощник товароведа», «продавец-консультант» и «товаровед». Соискательница направила резюме работодателю, но ответа на него не получила. После чего направила работодателю запрос с требованием пояснить, почему ее не взяли на работу.

В ответе работодатель указал, что деловые навыки и качества истца не соответствуют заявленным работодателем требованиям к кандидатам на вакантные должности. В частности, для соискателей на должности «помощник товароведа» и «товаровед» необходимы были опыт работы с одеждой, навыки упаковки брендовой одежды и опыт проведения инвентаризации, на должность «продавец-консультант» – опыт работы с одеждой, знание модных тенденций и трендов, знание fashion-индустрии.

Соискателю ответ не понравился, и она обратилась в суд. Она считала, что подверглась дискриминации. Однако суд с доводами работодателя согласился. Действительно, опыт и деловые качества, заявленные в отказе, были важны и нужны.

Верховный суд РФ вообще указал, что работодатель не обязан заполнять вакантные должности или работы немедленно по мере их возникновения. То есть вы можете опубликовать вакансию и искать кандидата хоть год, хоть два, хоть постоянно. Это не нарушение (источник: п. 10 Постановления пленума Верховного суда РФ от 17.03.2004 года № 2).

Анкеты на собеседовании

Честно говоря, меня всегда удивляли эти шаблонные анкеты, в которых нужно рассказать все-все о себе, переписывая попутно все резюме, но при этом неясно, как и когда будут использоваться эти данные и кто будет отвечать за их сохранность.

Обязать кандидата заполнить анкету, конечно, нельзя. К анкете нужно прикрепить согласие на обработку персональных данных. Так надо по закону.

Что можно спрашивать в анкете? Что угодно. А уже соискатель решает, что он хочет сообщать, а чего не хочет. Если сотрудника не взяли, то будьте добры пропустить его анкету через шредер, а не оставлять на черновики. Опять же это все требования закона.

Из анкеты либо из резюме работодатель получает контакты рекомендателей. И начинает… звонить. Законно ли это?

1. Если контакты рекомендателей были указаны в резюме, то согласие на обработку этих данных кандидат предоставил при размещении резюме непосредственно интернет-ресурсу.

2. Если контакты рекомендателей были указаны в анкете, а не в резюме, то это законно, если вы приложили к анкете согласие на обработку персональных данных.

Я считаю, что сбор рекомендаций от предыдущих работодателей – метод абсолютно не валидный: либо приукрасят, либо, наоборот, наврут из каких-то личных соображений.

У меня даже есть на этот счет веселый личный пример. Я тогда работала в найме и собиралась выходить на новое место работы. HR нового работодателя позвонил моему тогдашнему руководителю и спросил, как я работаю. Генеральный директор был человеком несдержанным и разговаривал частенько на русском матерном. И поэтому он… просто послал HR и сказал, что не отдаст юриста. Тем самым сделав мне шикарную рекламу. О профессиональных качествах, как вы понимаете, не было сказано ничего. Причем он был в курсе, что я ищу работу, так как компания находилась на стадии банкротства и оставаться там уже не было никакого смысла.

2. Эйджизм. Кадровый голод еще на пятнадцать лет

Екатерина Жеребина, бизнес-консультант

Мне сейчас 48 лет, и, честно вам скажу, лично я по жизни никакой дискриминации по возрасту, полу или нации не испытала, но точно знаю: эти факты зачастую влияют на выбор соискателя. Поэтому тут мы затронем тему эйджизма, или дискриминации по возрасту. Как говорят, ни малых, ни старых на работу не берем.

Приведу в пример реальную историю.

Один из моих клиентов категорически не брал в компанию людей старше сорока. Я пыталась переубедить его своим личным примером, но каждый раз получала ответ, что я – это исключение. Хотя точно знаю: активных и мужчин, и женщин среднего возраста в моем окружении очень много. Более того, на моем собственном предприятии еще двадцать лет назад в торговой сети директором работала Галина Ивановна Харчевникова, которой 11 августа 2021 года исполнилось 75 лет – и которая до сих пор в рабочем строю. Этот пример для нас, более молодых, просто ориентир активной жизненной позиции и отношения к работе.

В итоге мы с клиентом договорились на эксперимент и приняли трех сотрудников – 43, 45 и даже 56 лет, поскольку у этого человека был большой опыт работы за границей. Все они стали менеджерами по работе с клиентами. Возраст остальных сотрудников в компании был от 23 до 35. В отделе продаж были сотрудники 24, 27 и 33 лет.

По результатам шестимесячного эксперимента все сотрудники 40+ не только прошли испытательный срок, но и показали результаты значительно выше средних по компании. Более молодым ребятам пришлось проявлять большую активность в работе, чтобы достичь таких же результатов. Так одни подтянули других, а компания точно оказалась в выигрыше.

Теперь мой клиент набирает сотрудников без ограничения по возрасту. И это, на мой взгляд, правильно: все люди по темпераменту, физическим и психологическим параметрам очень различаются, и надо во главу угла ставить не возраст, а их профессиональные навыки и желание работать.

Екатерина Муравлева, юрист-консультант

Мне 31 год, и, честно говоря, я с трудом представляю, что уже через десять лет на меня будут как-то криво смотреть именно из-за возраста. Более того, я никогда не сталкивалась с эйджизмом и до того, как «отрастила зубы». На заре моей карьеры вместо опыта у меня был огромный энтузиазм и бешеная работоспособность, плюс я всегда могла пошутить на собеседовании и разговаривала с потенциальными работодателями не снизу вверх, а на равных.

Однако при наборе сотрудников уже к себе в отдел я столкнулась с некоторыми предрассудками относительно возраста, исходившими от моего непосредственного руководителя: «Слишком возрастная, не переучим на свой лад», «Недостаточно опыта, не сможет сразу работать полноценно». Это, конечно, дискриминация.

Но дискриминации можно подвергнуться не только по возрасту и не только непосредственно на собеседовании. HR в описании вакансий часто допускают такие ошибки. Давайте разберем подобные случаи, чтобы не навлечь на себя штрафы.

Избегайте следующих формулировок:

– «требуется мужчина до 40 лет», «предпочтение женщинам до 35 лет», «для молодых и активных». Это дискриминация по полу и возрасту. Можно писать в вакансии, что требуется мужчина, только если из-за особых условий труда женский труд на этих профессиях запрещен. Однако помните, что каждый год женщины добиваются все больших прав. В 2021 году изменился перечень запрещенных для женщин профессий. Из списка исключены сто видов работ, официально недоступных женщинам ранее. Всего их было 456. Теперь женщинам официально можно садиться за руль самосвалов, «КамАЗов» и фур, а также работать трактористами;

– «требуется работник славянской внешности», «преимущество у претендентов с азиатской внешностью». Это ограничение или предпочтение по расе, национальности, цвету кожи, происхождению. Даже если концепция вашего заведения предполагает имитацию Японии в центре Москвы – это не освобождает вас от ответственности за подобные высказывания;

– «предпочтение женщинам без детей», «предпочтение кандидатам со взрослыми детьми». Это дискриминация по семейному положению. У одного из моих клиентов была скрытая дискриминация по семейному положению. Всех молодых девушек перед приемом на работу он отправлял в женскую консультацию. Они были обязаны принести ему справку о том, что не беременны;

– «приятная внешность», «модельная внешность», «респектабельная внешность». Если деловые качества не связаны с внешностью, то ставить такие ограничения незаконно. Понятно, что почти все предпочтут секретаря, на которого приятно смотреть, но не пишите этого в объявлении. Можно об этом написать, только если вам реально нужна для работы модель;

– «требуется курьер с личным авто», «соискателям с личным автомобилем мы отдаем преимущество». Это ограничение по имущественному признаку. По закону работодатель может использовать имущество работника только с последующей компенсацией.

Еще бывают ограничения:

– по гражданству («только для граждан РФ»);

– по религиозному признаку;

– по месту проживания («только для соискателей с московской пропиской»);

– по привычкам, хобби и интересам («предпочтение некурящим сотрудникам»);

– ну и любые другие, не связанные с деловыми качествами соискателя («без акцента» и т. п.).

За дискриминацию в вакансии штрафуют по ст. 13.11.1 КоАП РФ. Штраф для индивидуальных предпринимателей составляет от 500 до 1000 ₽, для юридических лиц – от 10 000 до 15 000 ₽. Приведенные данные актуальны на момент написания книги. Деньги небольшие, но если открытых вакансий несколько и в каждой найдутся нарушения, набежит приличная сумма.

Место публикации вакансии не имеет значения. Наказать могут за предложение работы на hh.ru, сайте компании, в группе «ВКонтакте» или бумажном объявлении на столбе.

Еще за вакансию с дискриминацией кандидат может отсудить моральный вред. Проверяйте каждое сообщение о работе на предмет дискриминации, чтобы не рисковать штрафом.

3. Родители, жены, дети. Плюсы и минусы семейного бизнеса

Екатерина Жеребина, бизнес-консультант

Отдельно затронем тему семейного бизнеса. У меня в портфеле таких клиентов 50 %. Семейный бизнес имеет разные формы: родители начали – дети подхватили, дети инициировали – родители потом присоединились, так как поняли, что ребенок полетел и все получилось. Более того, совсем недавно в партнерстве со своей дочерью я запустила франшизный бизнес.

Плюсов, как и минусов, в таком альянсе достаточно.

Главным плюсом будет то, что ты отлично знаешь человека, ты знаешь его возможности, работоспособность и мотивацию. Знаешь, что если ночью потребуется выйти и промаркировать всю продукцию для срочной отгрузки на маркетплейс, все поднимутся по одному звонку (кейс реальный от моего клиента). С наемными сотрудниками такой трюк может пройти разок-другой, но это может дорого стоить (Екатерина Муравлева расскажет ниже почему).

Еще один плюс – эмоциональный: ты формируешь благополучие семьи, все под крылом, все при деле.

Но хорошо, если это действительно так.

Я консультировала компанию, где вся семья, а это семь человек, работает в бизнесе. Даже младший сын и маленький внук снимаются в качестве моделей для каталога. И во всем этом огромная заслуга и большой труд основателя бизнеса – мамы семейства. Вести такой бизнес очень непросто, и я многому у нее научилась, особенно отделять рацио от эмоцио.

Эта семья со всеми трудностями справилась. Но зачастую семейные бизнесы страдают от разногласий, и проблемы начинаются при попытках расширения и дополнительного привлечения родственников не ближнего круга. Зачастую такие работники рассчитывают на определенный блат, более высокую зарплату и снисходительное отношение к себе. И могу вам точно по собственному опыту сказать, что подобное отношение влечет за собой уменьшение работоспособности и ухудшение ситуации внутри коллектива.

Другая проблема заключается в том, что большинство людей не умеют разделять деловые и личные отношения. Особенно это заметно, когда во главе компании стоит женщина: дома отключить «директора» очень сложно. Честно вам скажу, мне лично это стоило потери мужа, и я уверена, что проблема в первую очередь была во мне: начиная свой бизнес, я точно не могла это разграничивать. Но время учит. Проверено.

Еще одна, и очень серьезная проблема семейного бизнеса – это зависть, гордыня и желание конкурировать. Проявляется она в разных формах и может возникать между женой и мужем, сестрой и братом. Еще сложнее, если появляется очень талантливый и креативный дальний родственник, который доходов получает меньше, а идеи его приносят значительно больше. Заканчивается это дроблением бизнеса и жесткой конкуренцией, и к этому нужно быть готовым.

Как видите, с семейным бизнесом не все так радостно. Но я выскажусь все-таки в его защиту и поддержку. И в качестве аргумента сошлюсь на мировой опыт.

Клуб «Енох» (The Henokiens) – это ассоциация предпринимателей, чьи компании существуют не менее 200 лет. Недавно эксперты клуба провели исследование, где изучили старейшие бизнесы в 41 стране. Всего удалось насчитать 5586 компаний с более чем 200-летней историей. Из них свыше 50 % находятся в Японии, 15 % – в Германии, 4 % – в Нидерландах и 3 % – во Франции. Абсолютное большинство таких компаний – семейные бизнесы. Даю ссылку на статью, потому что она поражает воображение: Успешные семейные бизнесы, которым больше 200 лет | Бизнес-школа Laba (Лаба) (l-a-b-a.com)

Вот один из примеров такого семейного бизнеса: «#2. Hōshi Ryokan – отель, 1300+ лет.