Искусство управления проектом

Леонид Воронюк, Светлана Гончаренко

Искусство управления проектом

2024

Введение

Как справедливо отметил Малявин В. В. в комментариях к своему переводу трактата Сунь-цзы «Искусство войны, 2020г.», изд. АСТ, этот трактат «с древности почитался в Китае как лучший свод военной мудрости. Эта книга предназначается для чтения не лёгкого и поверхностного, а, как раньше говорили, медленного, вдумчивого. Это книга, предназначенная для заучивания наизусть, почти впитывания её в себя до последнего слова или, если можно так выразиться, вчитывания в неё ради интуитивного постижения главного принципа ведения войны, который обеспечивает полноту и системное единство военной стратегии.

Трактат не содержит отвлечённых доказательств и логической системы понятий. Он учит внутреннему знанию, которое даёт целостное постижение вещей и правильную ориентацию в мировом потоке событий. Он не излагает, а направляет; не сообщает о реальности, а приобщает к ней».

Мы старались подойти к нашему чтению этого прославленного нами трактата посвящением проектному управлению. Наша попытка заключается в представлении управления проектом как искусства тонкого выбора «правильной ориентации в ходе событий» внутри и вокруг проекта.

Конечно, существуют и другие переводы трактата для русскоязычных читателей и исследователей, а также его интерпретации в контексте бизнеса и менеджмента. Однако, по нашему мнению, перевод Малявина В. В. представляется наиболее качественным и глубоким для современного читателя.

Наша книга не является инструкцией по эксплуатации или набором «лучших рекомендаций» или best practices, как это принято в англоязычной литературе. Она представляет собой целостное представление о Пути от общей картины проекта к конкретным решениям и действиям на проекте в условиях взаимопонимания между Заказчиком и Командой проекта, а также в условиях их отсутствия. Эта книга полностью сфокусирована на искусстве управления проектами.

Ко времени её написания нам было известно несколько публикаций, посвящённых трактату Сунь-Цзы, как руководству для бизнеса, и только одна – управлению проектами. Это – короткая публикация А. Головина «PMBOK от Сунь-Цзы.» Она интересна своей попыткой сконцентрировать интерпретацию трактата Сунь-Цзы исключительно на проектный менеджмент. Как и любая первая попытка, она имеет некоторые слабости. Упомянем две из них:

– в интерпретации нет места понятию «мозговой штурм», а это – важнейший инструмент достижения успеха на проекте, хотя, конечно, такого понятия во времена Сунь-Цзы и не было;

– Глава XIII, посвященная использованию шпионов, рассматривает только этот метод получения достоверной информации для проекта, не учитывая другие современные методы. Прошло двадцать шесть веков с момента создания трактата, и появились новые способы получения информации.

В данной книге мы расположили текст самого трактата Сунь-Цзы в переводе Малявина В. В. и комментарии к нему как самого переводчика, так и китайских комментаторов трактата из его же книги. Каждое суждение Сунь-Цзы в трактате сопровождается нашим прочтением в качестве его приложения к искусству управления проектом.

Обратите внимание на необычное оглавление нашей книги. Оно представляет собой комбинацию оглавлений как самого текста трактата сунь-цзы, так и нашего прочтения этого текста, при этом оглавление самого трактата расположено ближе к центру страницы. Это позволяет читателю обратить внимание на специфику нашего прочтения трактата с точки зрения управления проектом и его искусства.

И, наконец, мы рассматриваем наше чтение трактата Сунь-Цзы как естественную трансформацию его идей в современное состояние дисциплины управления проектами.

Немного об авторах

Эта книга написана двумя авторами и откроет вам мир управления проектами в принципиально различных обстоятельствах. Наша история началась много лет назад, когда мы начали свою карьеру в РКК «Энергия». Долгие годы мы вложили в работу наше сердце и душу, занимаясь космическими исследованиями на станциях Салют и Мир, работая с сотнями специалистов, учёными и техниками.

Половину своей профессиональной карьеры, около 20 лет, мы проработали – можно сказать, прослужили – в РКК «Энергия» в Подлипках, а другую половину, тоже около 20 лет, – в различных компаниях в США и Канаде. Наш богатый опыт работы даёт нам возможность поделиться уникальными знаниями и навыками с вами, уважаемые читатели. Мы посвятили свою жизнь управлению проектами и программами, и хотели бы передать вам нашу страсть и преданность этому делу.

В нашей книге мы выбрали нетленный философский трактат Сунь-Цзы «Искусство Войны» в качестве основной сюжетной линии. Мы убеждены, что мудрость и принципы, изложенные в его трактате, могут быть успешно адаптированы к современным реалиям управления проектами, простыми и сложными, с командой проекта от нескольких специалистов до ста.

Авторы акцентируют внимание на таких аспектах, как работа с людьми, определение целей и задач проекта, планирование и организация работ, мотивация команды и контроль выполнения ею задач проекта. Мы раскроем для вас тонкости и секреты, которые помогут вам достичь успеха в своих проектах. Мы надеемся, что наша книга подарит вам новые идеи и вдохновение творить и добиваться успеха.

Читайте, изучайте нашу книгу и она вам поможет понять и, надеемся, изменить себя. Если это произойдёт, вы обязательно достигнете своих целей.

Тема, которую мы рассматриваем в данной книге, полностью поглотила нас и оказалась настолько многообещающа и разнообразна, что мы решили её продолжить и уже готовим к публикации книгу с предварительным названием «Ниро Вульф и Искусство Управления Проектом».

С уважением, авторы

Сунь-Цзы: Глава I. Первоначальные расчёты

Управление проектом I. Восприятие проекта и его рейтинг

«То, что именуется здесь расчётами, имеет отношение к назначению военачальников, оценке силы противника, изучению свойств местности, знанию боеспособности войск и предвидению путей их движения. Расчёты делаются в родовом храме государя (где в древности объявляли о начале военного похода)» [Цао Цао].

То, что именуется здесь как Восприятие проекта и его рейтинг, оценивает:

(1) реализуемость требований Заказчика в условиях рисков реализации проекта,

(2) назначение руководителя проекта (РП),

(3) возможность обеспечения проекта

(а) квалифицированной Командой,

(6) адекватным планом работы по проекту, а также

(в) достаточным бюджетом и

(г) другими необходимыми ресурсами.

Все перечисленные факторы влияют на восприятие проекта и его рейтинг. Базовые положения, установленные в Уставе проекта, являются основным законом или конституцией проекта и должны быть утверждены спонсором проекта и согласованы с руководителем проекта, командой и другими участниками проекта.

Сунь-цзы сказал:

Война – великое дело государства.

В то, что составляет основу жизни и смерти, путь существования и гибели, нельзя не вникать со всем тщанием.

«Война – опаснейшее дело, и нельзя начинать неё необдуманно» [Ли Цюань]

«Путь здесь – это способ взвешивания сил и достижения победы» [Цзя Линь]

Работа по проекту является важнейшим и рискованным делом для любой организации. Успех или провал проекта зависит от многих факторов, поэтому необдуманное начало проекта без предварительного анализа всех доступных данных недопустимо для организации.

Проект – это основа существования, развития, процветания и в то же время потенциальной погибели организации. Это понимание должно быть присуще каждому участнику проекта и сотруднику организации.

Посему суди о военном искусстве исходя из пяти обстоятельств, определяй соотношение сил посредством расчётов, чтобы уяснить обстановку.

Потому судите об искусстве Управления Проектами, исходя из пяти его взаимозависимых элементов.

Счастливое сочетание именно этих пяти компонентов является необходимым и (!) достаточным условием успеха проекта.

Определяйте соотношение сил посредством расчётов, чтобы уяснить обстановку.

Сравнивая и оценивая их, вы определите для себя условия успеха.

Пять обстоятельств суть следующие:

во-первых – Путь,

во-вторых – Небо,

в-третьих – Земля,

в-четвёртых – Полководец,

в-пятых – Правила.

Перечислим эти пять элементов:

(1) Гармония и единство помыслов руководства организации и игроков Команды;

(2) Сами игроки Команды как капитал организации;

(3) Их Знания и Опыт;

(4) Руководитель проекта (РП) и

(5) Устав проекта и Правила игры Команды.

Путь – это когда добиваются такого положения, при котором народ полностью разделяет намерения правителя и готов умереть с ним заодно и жить с ним заодно;

[это] когда люди живут без обмана.

«Путём здесь именуется ведение людей посредством наставлений и приказов» [Цао Цаo].

«…надо пользоваться искусством властвования так, чтобы верхи и низы имели единые помыслы и симпатии, одно понятие о пользе и вреде.

Тогда сердца людей возвратятся к совершенству добродетели, силы людские найдут применение, и ни в ком не будет корысти» [Господин Мэн].

«Путь – это когда правитель завоёвывает сердца людей своей добродетелью. Тогда он может побудить людей сражаться за него не на жизнь, а на смерть» [Ван Си].

Гармония и единство помыслов – это:

• Когда помыслы и симпатии Команды созвучны с помыслами и симпатиями руководства организации.

• Когда у Команды и руководства есть общее, без обмана, видение проекта и своих личных перспектив.

• Когда, начав проект, все работают с уверенностью в успехе, вплоть до его завершения.

• Когда Команда без колебаний следует указаниям РП.

Если общими усилиями в организации вы сможете найти гармонию с Командой и руководством, вас ждёт успех проекта.

Не сможете – ваш провал неизбежен.

Команда – это единый организм со своей генетикой и спецификой совокупного знания, опыта и помыслов при работе на проектах, нацеленный на успех своей работы.

Небо – это свет и мрак, холод и жар; таков порядок времени.

[В войне побеждают благодаря тому, следуют ли этому или противодействуют.]

Знание – это:

(1) Совокупность

(а) Познаний законов природы, общества, организации и

(б) Своих навыков, в том числе в командной работе;

(2) Анализ технических решений прошлого, настоящего и будущего, включая успешно и безуспешно применённых в прошлых проектах, и перспективы их использования – в будущих;

(3) Сомнения и уверенность в выборе стратегического решения проблемы Заказчика через мозговой штурм Командой возможных технических решений, их финансовой целесообразности для организации в сочетании с анализом рисков их реализации;

(4) Мудрость поэтапного планирования проекта и мастерское разруливание узких мест сообразно обстоятельствам и в реальном масштабе времени.

Земля – это места высокие и низкие, расстояния далёкие или близкие, местность пересечённая или плоская, проходы широкие или узкие, позиции гибельные или спасительные.

Опыт – накапливается долго, состоит в ошибках и удачах, их анализе, и постигается в процессе реализации многих проектов, больших и малых, простых и сложных, рискованных и обречённых на провал, и может быть как положительным, так и отрицательным.

В любом случае, этот опыт полезен для вашего осмысления, дальнейшего развития и совершенствования.

Это – источник вашей силы.

Полководец – это

мудрость,

доверие,

человечность,

отвага,

строгость.

Руководитель Проекта (РП) обладает пятью качествами, гармонично связанными воедино и находящимися друг с другом в равновесии. Нельзя, чтобы полностью отсутствовало хотя бы одно из них: это мудрость, доверие, человечность, мужество и строгость.

Следуя комментариям Ду My и других комментаторов трактата, поясним:

Мудрость – умение управлять проектом в любой обстановке и предвидеть события, основываясь на знании Закона постоянства перемен и его следствий.

«Мудрый предвидит события и не ведает смущения, и досконально постигает перемены в обстановке» [Ван Си].

Доверие – способ руководить проектом, когда наказания и награды РП не вызывают сомнений в Команде.

«Излишняя доверчивость – это глупость» [Цзя Линь].

Человечность – бережное отношение к игрокам проекта.

«Отдавать чрезмерную дань человечности – значит проявлять слабость» [Цзя Линь].

Мужество – не безрассудная храбрость, а умение воспользоваться обстоятельствами, чтобы принять верное решение и добиться успеха.

Строгость – неукоснительное исполнение своих приказов и наказаний.

«Чрезмерно строгие приказы – жестокость» [Цзя Линь].

Все эти качества должны быть гармонично связаны и находиться в равновесии.

Правила – это воинский строй, командование и распоряжение ресурсами.

Устав проекта – это установленные организацией цели проекта, его оргструктура, правила и дисциплина их соблюдения участниками проекта в части:

(1) планирования проекта,

(2) его реализации,

(3) управления им,

(4) контроля за рисками, и

(5) своевременного обеспечения ресурсами.

Каждый полководец должен досконально разбираться в этих пяти обстоятельствах военных действий.

Тот, кто их понимает, одержит победу, а кто не понимает – победы не добьётся.

Нет РП, который бы не знал об этих составных элементах проекта, но успеха добивается только тот, кто усвоил все эти пять элементов, – все без исключения, – и кто проникает в суть адаптации к изменениям даже в безвыходных ситуациях.

Тот же, кто их не усвоил, не сможет добиться стабильного успеха на проекте.

Вот почему нужно определять соотношение сил посредством расчётов, чтобы понять обстановку.

А вникать нужно в следующее:

Вот почему перспективы успеха проекта зависят от состояния семи последующих факторов вашей работы: таким путём выясняют положение дел на проекте и в организации в целом.

Перечислим их, сформулировав, как и у Сунь-Цзы, в виде семи вопросов:

Кто из государей владеет Путём?

Кто из полководцев искуснее?

Кто умеет извлекать преимущества из свойств Неба и Земли?

У кого лучше выполняются правила и приказы?

У кого войско сильнее?

У кого офицеры и воины лучше обучены?

Кто справедливее применяет награды и наказания?

(1) Кто из руководства организации обладает информацией о Заказчике проекта, стратегии и развитии Заказчика и организации, и конкретных требований к проекту?

(2) Кто из РП организации наиболее квалифицирован для управления проектами вообще и конкретно данным проектом?

(3) Кто из РП имеет адекватный проекту уровень знания и опыта?

(4) У кого из РП Команда следует установленным правилам выполнения проекта?

(5) Команда кого из РП была более организованна и квалифицирована?

(6) Команда кого из РП была лучше обучена и подготовлена начать проект?

(7) Кто из РП правильно поощряет и наказывает игроков Команды?

Исходя из этого, мы можем определить, кто одержит победу, и кто потерпит поражение.

Исходя из этого, вы сможете определить шансы успешного выполнения проекта и даже его безусловного провала.

Полководец, который будет действовать на основании этих расчётов, непременно добьётся победы;

такого следует оставить на службе.

А полководец, который будет действовать, не принимая во внимание этих расчётов, непременно потерпит поражение;

такого нельзя держать на службе.

Успешный РП, действуя на основании знания состояния этих факторов и базируясь на своём опыте работы, непременно добьётся успеха на проекте.

Вот с таким РП организации стоит работать и в дальнейшем.

Если же РП станет действовать на основании этих положений, не усвоив их в своей практической работе, его проект непременно закончится крахом, а организации следует от него своевременно избавиться.

Если РП в своей работе руководствуется этими положениями и может применить их с учётом стратегии развития организации, он сможет разработать такой путь реализации проекта, который будет полезен и для других проектов организации.

Строй расчёты так, чтобы извлечь имеющуюся выгоду.

Тогда можно пользоваться себе во благо потенциалом обстановки и так управляться с внешними обстоятельствами.

Потенциал обстановки – это то, что позволяет держать под контролем соотношение сил сообразно с доступной выгодой.

«В этой фразе Сунь Цзы впервые встречается одно из ключевых понятий китайской стратегии – «потенциал», «сила обстоятельств», «стратегическое преимущество», в переводе Н. И. Конрада – «мощь». Понятие это чудесным образом совмещает в себе и контроль над ситуацией, и смену тактики в соответствии с обстоятельствами, и способность «справляться со всем внешним» [Малявин В. В.].

Стройте расчёты так, чтобы извлечь имеющуюся выгоду при стратегическом преимуществе и потенциале Команды и РП.

Стратегическое преимущество – это умение применять тактику творчески в соответствии с изменяющимися обстоятельствами, сообразуясь со стратегией развития организации и планируемой ею выгодой.

Стратегическое преимущество – это и методы, которые позволят вам держать под контролем объективное состояние «здоровья» проекта в терминах «План-Бюджет-Затраты-Сроки», при всей совокупности обстоятельств его реализации.

Эти методы объективно устанавливают ход выполнения проекта, его шансы на успех, а также адекватные действия Команды в нестандартных обстоятельствах, о чём невозможно планировать заранее.

[ЛВСГ: Одной из таких систем, много лет используемых для объективной оценки хода выполнения проекта, является Система Управления Заработанной Стоимостью или Earned Value Management System.]

Война – это путь обмана.

«Военные действия не имеют постоянной формы, Путь войны – это обман и хитрость» [Цао Цао].

«Без обмана невозможно обеспечить себе господство на войне, а без стратегии нельзя победить» [Мэй Яочэнь].

«Обман – это способ одержать победу над противником. Доверие – это способ руководить своим войском» [Ван Си].

«Хотя применение войска коренится в человечности и справедливости, победа достигается непременно с помощью обмана» [Чжан Юй].

Реализация проекта – это сложный, извилистый путь с явным отходом от начального плана «по прямой» и о котором для достижения успеха РП не стоит раскрывать все карты Заказчику.

В реальности целесообразно разработать два плана выполнения проекта: один, более детальный, – для себя и своей Команды, и отдельно – для Заказчика, с ключевыми результатами выполнения проекта, идентичными для обоих.

Конечно, мы не сомневаемся, что открытость с Заказчиком важна для установления партнёрских с ним отношений и для совместной разработки требований проекта.

Но всему есть своя мера.

Так, совершенно неправильно показывать Заказчику результаты незавершённого ещё проекта или его этапа, если противное с ним не оговорено.

Это может привести лишь к тому, что Заказчик ввергнет Команду в хаос «вопросов и ответов» на тему «А почему не так? А можете ли вы сделать…?» и приведёт к невыполнению сроков проекта и увеличению его стоимости.

Поэтому:

Если способен на что-то, показывай противнику, будто неспособен.

Если готов действовать, показывай, будто действовать не готов.

Если находишься вблизи, показывай, будто ты далеко.

Если ты далеко, показывай, будто ты близко.

«Маскировка истинного положения является условием победы» [Ду My].

Поэтому:

• Не показывайте Заказчику всё своё знание; открывайте его только в области, имеющей прямое отношение к требованиям Заказчика.